Automatyzacja biura to jeden z kroków, który podejmuje wiele dużych firm. Rozwijająca się stale technologia pozwala na zastąpienie człowieka w pewnych czynnościach. Niestety wielu pracowników obawia się tych zmian i utraty etatu. Sprawdź, czym jest automatyzacja pracy biurowej, jak wygląda i na czym polega.
Automatyzacja biura – jak powinna być przeprowadzona?
Automatyzacja biura to coraz bardziej powszechne zjawisko, które pojawia się w wielu firmach. Cały proces polega na tym, aby wspomagać działania i pracę pracowników. Są to przede wszystkim programy, aplikacje, które zostały stworzone po to, by optymalizować pewne procesy. Automatyzacja zastępuje manualne czynności, które związane są z zarządzaniem oraz obsługą dokumentów.
Są to zadania bardzo czasochłonne i męczące dla wielu osób, bez względu na to, czy odbywa się to w sposób tradycyjny, czy cyfrowy. Wówczas pracownicy mogą zająć się innymi zadaniami w firmie, nie tracąc energii i czasu na coś, co może zostać wykonane za pomocą specjalnego oprogramowania.
Automatyzacja pracy biurowej odbywa się w kilku ważnych krokach:
- Pierwszy krok to ustalenie, jakie miejsca można usprawnić i które procesy potrzebują automatyzacji.
- Drugi krok to dobranie najlepszych narzędzi, które przyniosą oczekiwane efekty.
- Trzeci krok to wdrożenie automatyzacji biura. Warto na samym początku zastanowić się, czy wewnątrz firmy są pracownicy, którzy mają odpowiednie do tego kompetencje, czy niezbędna jest pomoc specjalistów z zewnątrz.
Automatyzacja jest pomocna w wielu sektorach firmy, chociażby takich jak: obsługa klienta, marketing, finanse i windykacja i nie tylko. Warto również wspomnieć, że ten proces nie potrzebuje nawet inwestycji, ponieważ można skorzystać z ogólnodostępnych narzędzi, oprogramowania.
Komunikacja pracodawcy z pracownikiem
Wprowadzenie automatyzacji pracy biurowej rodzi wśród pracowników wiele obaw. Wiąże się to przede wszystkim z dezinformacją, a także z brakiem odpowiedniego zasygnalizowania i wytłumaczenia, o co chodzi w całym procesie. Zatrudnieni boją się, że mogą utracić pracę z powodu wdrożenia robotów. Jednak nie polega to na zastąpieniu pracowników, a wspomaganie ich w codziennych, niekiedy żmudnych obowiązkach.
Podczas automatyzacji bardzo ważna jest komunikacja z pracownikiem. Warto wytłumaczyć czym jest robotyzacja, jak działa i jak wpłynie na ich pracę. Będzie to miało duży wpływ na to, czy pracownicy zechcą zaangażować się w cały przebieg. Należy też przedstawić korzyści tego rozwiązania, ponieważ jest ich naprawdę wiele.
To szansa dla zespołu, dzięki której pracownicy będą mogli podejmować działania kreatywne, a nie przepisywać dane. Najbardziej monotonną, najmniej lubianą częścią ich pracy zajmie się robot. Dobrym rozwiązaniem jest również zaangażowanie pracowników w każdy etap dotyczący automatyzacji, ponieważ w ten sposób zaznajomią się z całym działaniem.
Jako etatowiec masz również możliwość zgłosić każdą nieprawidłowość, która ma miejsce w firmie. Możesz to zrobić za pomocą aplikacji Whiblo, która została stworzona przez Braf.tech. Aplikacja pozwala na anonimowe zgłoszenia wówczas, gdy zaniepokoją Cię nieodpowiednie zachowania, czy sytuacje w przedsiębiorstwie. Ten sposób pozwala na natychmiastowe rozwiązanie problemu bez konieczności upubliczniania spraw.
