Powstanie i wejście w życie polskiej ustawy dotyczącej ochrony sygnalistów to kwestia najbliższych kilku tygodni, co będzie oznaczało m.in. konieczność wdrożenia systemów whistleblowingowych w firmach i instytucjach w naszym kraju. Opracowanie procedur czy kanałów komunikacji do zgłaszania nieprawidłowości to jedno, ale aby system działał sprawnie i efektywnie, podstawą całego procesu jest komunikacja wewnętrzna i edukacja pracowników – muszą oni mieć pewność, że za sygnalizowanie przez nich przypadków łamania prawa czy złych praktyk nie spotkają ich negatywne konsekwencje, a podjęte przez nich działania mają ważne znaczenie dla organizacji.
Wdrożenie i działanie systemu whistleblowingowego w firmie budziło dotychczas mieszane uczucia wśród pracowników. Z badania ARC Rynek i Opinia przygotowanego na zlecenie braf.tech wynika, że blisko 44% z nich nie informuje pracodawcy o nieprawidłowościach z braku wiary w efekty podjętych działań, a 69% obawia się konsekwencji służbowych, takich jak zwolnienie, pogorszenie warunków pracy czy relacji z przełożonymi. 70% respondentów wskazało też, że oczekuje anonimowości, jeśli zdecyduje się na dokonanie zgłoszenia. To samo badanie pokazuje, że do tej pory, jeśli firma korzystała z kanału raportowania, to 90% z nich stanowiły rozwiązania analogowe – zgłoszenia osobiste, e-maile czy korzystanie z tradycyjnych listów lub infolinii. Często nie gwarantują one anonimowości lub status śledztwa dla sygnalisty jest nieznany, więc pracownicy rzadko z nich korzystali.
Rozwiązaniem tych problemów jest więc stworzenia procedur i kanałów komunikacji będących odpowiedzią na potrzeby pracowników i zgodnych z literą prawa, czyli umożliwienie składania zgłoszeń bez konieczności podawania jakichkolwiek danych, chyba że zgłaszający będzie chciał inaczej. Druga kwestia to komunikacja zmian w organizacji i edukacja pracowników. Brak zrozumienia założeń i potrzeby stosowania kanałów oraz procedur whistleblowingowych często skutkuje porażką, bo pracownicy mogą nie mieć zaufania do działań firmy.
Kluczową kwestią w komunikacji wewnętrznej odgrywają liderzy. Dzięki ich zaangażowaniu w sprawę i przyjęcie roli edukatorów oraz inicjatorów zmian, firma jak i oni sami mogą uwiarygodnić funkcje i działanie systemu. Istotny jest odpowiedni sposób przekazania wagi wdrożonych rozwiązań poprzez pokazanie korzyści, jakie przyniosą one przedsiębiorstwu, otwartości na głos pracowników, podkreślenie, że ma on znaczenie. A jeśli konsekwencjami zgłoszeń będą rozwiązane sprawy, to zyskają na tym pracownicy, firma i sami liderzy.
Podsumowując: nawet najdoskonalszy system nie będzie funkcjonował i nie przyniesie firmie korzyści, jeśli zabraknie odpowiedniej komunikacji.
