17 grudnia minął termin na wdrożenie przepisów dyrektywy UE dotyczącej ochrony sygnalistów. Do czasu stworzenia i wejścia w życie polskiej ustawy podmioty prywatne zatrudniające co najmniej 250 pracowników mają formalnie czas na dostosowanie swoich wewnętrznych procedur do nowych wymogów prawnych. Nie zmienia się też sytuacja firm, w których pracuje od 50 do 249 osób – w ich przypadku termin na implementacje systemu whistleblowingowego upływa 17 grudnia 2023 roku. Czy jednak przedsiębiorstwa prywatne mogą pozwolić sobie na odłożenie tej sprawy na ostatnią chwilę?
Dziś, wspólnie z Kancelarią Prawną Osiej i Partnerzy opisujemy drugi z częstych przypadków, gdy naszym zdaniem organizacje błędnie interpretują dyrektywę dotyczącą ochrony sygnalistów. Chodzi o sytuację, w której podmioty prywatne odkładają stworzenie systemu whistleblowingowego do czasu terminu wynikającego z polskiej ustawy (której brak) lub terminu wskazywanego przez dyrektywę, który dotyczy podmiotów zatrudniających od 50 do 249 osób. Czy takie podejście jest właściwe?
Zarówno w rozumieniu projektu polskiej ustawy, jak i dyrektywy UE, sygnalistą może zostać prawie każdy. Może to być osoba zatrudniona w firmie, ale również były pracownik, współpracownik, stażysta czy kontrahent. Krąg osób jest bardzo duży i wszystkie one są uprawnione do zgłaszania naruszeń, niezależnie od posiadania przez organizację odpowiednich procedur. W takim wypadku sygnalista może nie tylko skorzystać z innych kanałów komunikacji (za pośrednictwem tzw. zewnętrznych kanałów powiadomić odpowiedzialne organy), ale po prostu wybrać dostępny w danej chwili „zwykły” sposób komunikacji, np. wiadomość e-mail, przy zachowaniu przez firmę odpowiednich zasad bezpieczeństwa dotyczących przyjmowania takich zgłoszeń. Brak ustanowionych wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń nie zwalnia podmiotu z obowiązku ochrony sygnalisty, który skorzysta z dostępnych i przewidzianych przepisami sposobów dokonania zgłoszenia.
Warto pamiętać, że procedury wewnętrzne są tylko częścią obowiązku organizacji, a ich brak nie zatrzyma działań sygnalistów. Tak naprawdę brak systemu generuje więcej ryzyk po stronie organizacji, które mogą doprowadzić do utraty kontroli nad wewnętrznymi zgłoszeniami albo wręcz sprowokować do korzystania z kanałów zewnętrznych. Mając komfort dwuletniego okresu na przygotowanie procedury, warto rozpocząć działania już teraz, bo wyłączenie obowiązku posiadania dokumentacji nie jest równoznaczne z brakiem obowiązku do działań na rzecz ochrony sygnalistów
Nasz wcześniejszy artykuł na temat najczęstszych błędów popełnianych przez organizacje w związku z wdrożeniem założeń dyrektywy o ochronie sygnalistów można przeczytać tu: https://whiblo.pl/blog/ochrona-sygnalistow-w-polsce-najczestsze-bledy-jakie-popelniaja-organizacje-niewdrazajac-przepisow-dyrektywy/
