Zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów, wszystkie biura rachunkowe, niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników, muszą wdrożyć system ochrony sygnalistów.
Obowiązek ten wynika bezpośrednio z przepisów dotyczących podmiotów prawnych świadczących usługi finansowe, które mają szczególne znaczenie dla ochrony interesów publicznych.
Biura rachunkowe, jako podmioty zajmujące się usługami finansowymi, są wymienione w przepisach jako jednostki, które muszą przestrzegać określonych norm prawnych dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy, finansowaniu terroryzmu oraz innych regulacji związanych z bezpieczeństwem finansowym (Art. 3 ust. 1 pkt 4 ustawy). Działalność ta niesie ze sobą ryzyko wystąpienia naruszeń prawa, które mogą mieć poważne konsekwencje dla klientów, partnerów biznesowych oraz samej organizacji.
Ponadto, ustawa wskazuje, że nawet jeśli biuro rachunkowe zatrudnia mniej niż 50 osób, ale prowadzi działalność w sektorach o wysokim ryzyku naruszeń, jak usługi finansowe, musi dostosować się do wymogów dotyczących ochrony sygnalistów (Art. 23 ust. 3). Przepisy te mają na celu ochronę integralności systemu finansowego oraz zapobieganie wszelkim formom nadużyć, niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa.
Dlaczego ochrona sygnalistów jest ważna w biurze rachunkowym?
Sygnaliści pełnią ważną rolę w ujawnianiu przypadków korupcji, oszustw oraz innych naruszeń prawa. W biurach rachunkowych mogą to być przypadki nadużyć finansowych, błędów księgowych, czy też działań sprzecznych z przepisami podatkowymi. Dzięki sygnalistom możliwe jest szybkie reagowanie na takie sytuacje. Ustawa definiuje sygnalistę jako osobę, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą (Art. 4).
Kroki do wdrożenia systemu ochrony sygnalistów w biurze rachunkowym
Ustawa o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 roku zakłada trzymiesięczne vacatio legis. Oznacza to, że już we wrześniu biura rachunkowe powinny mieć wdrożony system obsługi zgłoszeń. A pracy jest dużo!
Biura rachunkowe muszą zapewnić, że każdy pracownik będzie miał możliwość bezpiecznego zgłoszenia nieprawidłowości bez obawy o represje.
Procedury zgłaszania muszą określać, kto będzie odpowiedzialny za przyjmowanie i weryfikację zgłoszeń. Może to być dedykowany pracownik lub zespół ds. zgodności. Ważne jest, aby osoba ta była niezależna i miała odpowiednie kompetencje do przeprowadzania weryfikacji. Procedury muszą również uwzględniać obowiązek potwierdzania przyjęcia zgłoszenia oraz zapewnienia sygnaliście informacji zwrotnej w określonym terminie (Art. 25 i Art. 26).
Zapewnienie poufności i ochrony danych osobowych
Jednym z ważnych elementów systemu ochrony sygnalistów jest zapewnienie poufności i ochrony danych osobowych. Ustawa nakłada obowiązek ochrony tożsamości sygnalistów. To oznacza, że ich dane osobowe nie mogą być ujawniane bez ich wyraźnej zgody, chyba że jest to konieczne w ramach postępowania wyjaśniającego (Art. 8).
Wszystkie dane osobowe związane ze zgłoszeniami muszą być przetwarzane zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, w tym z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO). Biura rachunkowe muszą zapewnić, że zbierane są tylko te dane, które są niezbędne do rozpatrzenia zgłoszenia, a wszelkie niepotrzebne dane są niezwłocznie usuwane (Art. 8 ust. 4).
Z powyższego jasno wynika, że samodzielne wdrożenie procedur ochrony sygnalistów może być dla biura rachunkowego poważnym wyzwaniem i obciążeniem. Alternatywą jest skorzystanie ze specjalistycznego oprogramowania. Aplikacja Whiblo gwarantuje zgodność procedur z Ustawą i pozwala na szybkie wdrożenie systemu ochrony sygnalistów w biurze rachunkowym.
Jak aplikacja Whiblo usprawnia wdrożenie systemu ochrony sygnalistów w biurze rachunkowym?
Whiblo to zaawansowana aplikacja stworzona z myślą o skutecznej ochronie sygnalistów. Dzięki whiblo biura rachunkowe mogą łatwo i szybko wdrożyć systemy zgłaszania naruszeń, zgodne z obowiązującymi przepisami Ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 roku.
Najważniejsze funkcje Whiblo
- Kanały komunikacji są zaprojektowane tak, aby sygnalista mógł łatwo i bezpiecznie zgłosić naruszenie, nie obawiając się o ujawnienie swojej tożsamości.
- Dane osobowe są przechowywane i przetwarzane zgodnie z przepisami RODO, a dostęp do nich mają tylko upoważnione osoby.
- Whiblo automatyzuje proces zarządzania zgłoszeniami, umożliwia śledzenie statusu zgłoszeń, zarządzanie dokumentacją oraz komunikację z sygnalistą.
Twórca systemu whiblo, braf.tech, dostarcza także materiały edukacyjne oraz wsparcie techniczne, pomagając biurom rachunkowym w skutecznym wdrożeniu i utrzymaniu systemu ochrony sygnalistów.
