Wdrożenie przyjmowania zgłoszeń w postaci skrzynek mailowych czy dedykowanych linii telefonicznych może na pierwszy rzut oka wydawać się prostym i tanim rozwiązaniem. Jednak w praktyce te metody mają liczne wady, które mogą znacznie utrudnić skuteczne i bezpieczne zarządzanie zgłoszeniami. Oto kilka kluczowych problemów oraz przewagi dedykowanych systemów takich jak Whiblo.
Wady korzystania z maila i linii telefonicznych
- Brak anonimowości i bezpieczeństwa:
– Email: Zgłoszenia przesyłane drogą mailową łatwo można powiązać z nadawcą, co może zniechęcać pracowników do zgłaszania nieprawidłowości z obawy przed retorsją. Ponadto, maile mogą być przechwycone lub niewłaściwie zarządzane, co zagraża poufności informacji.
– Telefon: Zgłoszenia telefoniczne również nie gwarantują anonimowości, ponieważ głos informatora może być rozpoznany. Dodatkowo, rozmowy mogą być rejestrowane bez wiedzy informatora, co stanowi ryzyko naruszenia prywatności - Brak struktury i systematyzacji:
– Email: Skrzynki mailowe nie są przystosowane do systematycznego zarządzania zgłoszeniami. Brak jest zautomatyzowanych powiadomień, łatwego śledzenia statusu spraw oraz generowania raportów.
– Telefon: Zarządzanie zgłoszeniami telefonicznymi jest trudne do zautomatyzowania i systematyzowania. Brak jest możliwości łatwego przeszukiwania historii zgłoszeń oraz analizy danych - Ograniczenia czasowe i dostępności:
– Email: Chociaż maile można wysyłać o każdej porze, odpowiedzi na nie mogą być opóźnione, co utrudnia szybkie reagowanie na zgłoszenia.
– Telefon: Linie telefoniczne zwykle działają w określonych godzinach, co może ograniczać dostępność dla informatorów, zwłaszcza jeśli zgłaszają sprawy poza godzinami pracy
Przewaga dedykowanego systemu
- Anonimowość i bezpieczeństwo:
Dedykowane systemy, takie jak Whiblo, zapewniają pełną anonimowość informatorów oraz szyfrowanie danych, co chroni informacje przed nieuprawnionym dostępem. Systemy te są zgodne z przepisami RODO, co dodatkowo wzmacnia ochronę danych osobowych - Automatyzacja i efektywność:
Dedykowane platformy umożliwiają automatyzację procesów, takich jak powiadomienia o nowych zgłoszeniach, śledzenie statusu spraw oraz generowanie raportów. Dzięki temu zarządzanie zgłoszeniami jest bardziej efektywne i uporządkowane - Dostępność i elastyczność:
Systemy takie jak Whiblo są dostępne 24/7, co pozwala na zgłaszanie nieprawidłowości o każdej porze, zarówno przez internet, jak i przez inne kanały komunikacji. Daje to informatorom większą elastyczność i poczucie bezpieczeństwa - Wsparcie i szkolenia:
Dedykowane platformy często oferują wsparcie techniczne oraz szkolenia dla pracowników, co zwiększa ich skuteczność i pomaga w lepszym zrozumieniu procedur zgłaszania
Wdrożenie dedykowanego systemu do przyjmowania zgłoszeń, takiego jak Whiblo, zapewnia większe bezpieczeństwo, anonimowość, efektywność zarządzania oraz zgodność z przepisami prawa. Jest to inwestycja, która przynosi korzyści w postaci lepszej ochrony informatorów i sprawniejszego zarządzania zgłoszeniami, co w dłuższej perspektywie przyczynia się do poprawy etyki i transparentności w organizacji.
