Włączenie systemu ochrony sygnalistów do raportowania niefinansowego wynika bezpośrednio z wymogów Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/95/UE dotyczącej sprawozdawczości niefinansowej. Dyrektywa nakłada na duże jednostki interesu publicznego obowiązek ujawniania informacji dotyczących m.in. kwestii społecznych, etycznych, zarządzania ryzykiem i procesów należytej staranności.
W kontekście ochrony sygnalistów oznacza to konieczność przedstawienia, jak skutecznie wdrożone procedury zgłaszania naruszeń wpływają na minimalizowanie ryzyka wewnętrznego.
Raportowanie zrównoważone
Raportowanie zrównoważone, znane również jako raportowanie ESG (Environmental, Social, Governance), odnosi się do procesu ujawniania informacji dotyczących wpływu działalności przedsiębiorstw na środowisko, społeczeństwo oraz zarządzanie. Obejmuje to zarówno dane finansowe, jak i niefinansowe, które są istotne dla inwestorów, partnerów biznesowych, pracowników oraz społeczności lokalne.
Państwa członkowskie UE wprowadzają obowiązkowe standardy raportowania zrównoważonego rozwoju, takie jak dyrektywa CSRD. Nakłada ona obowiązek raportowania na coraz większą liczbę firm, w niedalekiej przyszłości także na małe i średnie przedsiębiorstwa.
Raporty te dokumentują działania firm w zakresie ochrony środowiska, wsparcia społeczności oraz dobrego zarządzania. Inwestorzy coraz częściej kierują swoje decyzje na podstawie ocen ESG dlatego firmy, które skutecznie raportują swoje działania w tym zakresie, mogą łatwiej pozyskiwać kapitał.
Jak zintegrować system ochrony sygnalistów z raportowaniem ESG?
Wprowadzenie systemu ochrony sygnalistów jest elementem strategii ESG w obszarze zarządzania (Governance). Procedury zgłaszania nieprawidłowości muszą być dostosowane do specyfiki firmy, obejmując między innymi kanały zgłaszania, środki ochrony sygnalistów oraz odpowiednie działania następcze.
Standard ESRS S-1 wymaga, aby organizacje jasno określały, jakie polityki ochrony sygnalistów wdrożyły i w jaki sposób monitorują ich efektywność. Obejmuje to zarówno formalne struktury zarządzania, jak i ocenę ryzyka związanego z nieprawidłowościami.
Raportowanie niefinansowe powinno zawierać informacje na temat wdrożonych polityk, ich skuteczności oraz liczby zgłoszeń rozpatrywanych w danym okresie.
Praktyczne kroki do wdrożenia skutecznego systemu ochrony sygnalistów
Stworzenie bezpiecznych kanałów zgłaszania
Firmy powinny zapewnić różnorodne możliwości zgłaszania nieprawidłowości – zarówno anonimowo, jak i jawnie. Popularne rozwiązania obejmują dedykowane linie telefoniczne, specjalne platformy internetowe oraz bezpieczne skrzynki e-mailowe.
Zdefiniowanie procesów i procedur
Skuteczny system ochrony sygnalistów wymaga jasno zdefiniowanych procedur, które obejmują zarówno przyjmowanie zgłoszeń, jak i działania następcze. Powinny one być zgodne z przepisami prawnymi, takimi jak Dyrektywa UE oraz lokalne regulacje. Procedury muszą zapewniać szybkie i sprawne rozpatrywanie zgłoszeń oraz ochronę przed działaniami odwetowymi.
Szkolenie pracowników
Ważnym elementem wdrażania systemu jest edukacja pracowników. Muszą oni być świadomi, jakie mają możliwości zgłaszania nieprawidłowości oraz jakie prawa im przysługują. Szkolenia powinny obejmować zarówno pracowników liniowych, jak i kadrę zarządzającą, która odpowiada za wdrożenie i nadzór nad systemem.
Monitorowanie i audyt
Firmy muszą regularnie monitorować skuteczność swoich procedur. Obejmuje to zarówno analizę liczby i rodzaju zgłoszeń, jak i ocenę działań następczych. Audyty wewnętrzne oraz niezależne oceny pozwalają na bieżące dostosowanie polityki do zmieniających się realiów oraz identyfikowanie obszarów do poprawy.
Raportowanie działań w ramach ESG
W kontekście raportowania ESG, firmy powinny szczegółowo przedstawiać, jak ich systemy ochrony sygnalistów wspierają realizację celów w obszarze zarządzania. W sprawozdaniach należy uwzględniać:
- Opis polityki ochrony sygnalistów i procedur zgłaszania nieprawidłowości.
- Liczbę zgłoszeń, ich kategorie oraz sposób ich rozpatrywania.
- Informacje na temat ochrony sygnalistów przed działaniami odwetowymi.
- Oceny efektywności wdrożonych procedur oraz plany ich dalszego rozwoju.
Dobre praktyki raportowania obejmują także przedstawienie przykładów działań następczych podjętych w wyniku zgłoszeń. Warto je wdrażać także w firmach segmentu MŚP.
Integracja z istniejącymi strategiami zarządzania ryzykiem
System ochrony sygnalistów powinien być zintegrowany z ogólną strategią zarządzania ryzykiem organizacji. Umożliwia to szybkie identyfikowanie i reagowanie na potencjalne zagrożenia. Firmy, które skutecznie integrują te procedury zwiększają swoją odporność na kryzysy.
Raportowanie tych działań w ramach ESG to spełnienie wymogów regulacyjnych i budowanie kultury organizacyjnej opartej na etyce i odpowiedzialności społecznej.
Chcesz wdrożyć system ochrony sygnalistów w swojej organizacji? Wykorzystaj zaawansowane możliwości platformy whiblo.
Poznaj ofertę lub zarezerwuj bezpłatną konsultację.
Źródło ilustracji tytułowej: unsplash.com
