Compliance Officer (CO) to specjalista odpowiedzialny za monitorowanie przestrzegania przepisów prawa oraz wewnętrznych regulacji i polityk w organizacji. Jego głównym zadaniem jest zapewnienie zgodności działań firmy z obowiązującymi normami i standardami. CO dba o to, aby organizacja nie narażała się na ryzyko prawne i wizerunkowe wynikające z naruszeń przepisów.
Rola ta pojawiła się w odpowiedzi na rosnące wymagania regulacyjne oraz konieczność zwiększenia transparentności w sektorze przedsiębiorstw. Compliance Officer jest odpowiedzialny za identyfikowanie i ocenę ryzyk związanych z działalnością firmy. Działa na rzecz ich minimalizowania poprzez wdrażanie odpowiednich procedur i polityk.
Osoba na tym stanowisku pełni funkcję doradczą dla kadry zarządzającej w zakresie compliance management system. Pomaga w podejmowaniu decyzji zgodnych z przepisami i wewnętrznymi zasadami, zwłaszcza w kontekście ochrony danych osobowych. Compliance Officer to kluczowy element struktury organizacyjnej, szczególnie w branżach o wysokim stopniu regulacji, takich jak finanse, farmacja czy energetyka.
Zakres obowiązków Compliance Officera
Compliance Officer, określany także jako Compliance Manager, odpowiada za tworzenie, wdrażanie i monitorowanie polityk zgodności w organizacji. Na co dzień zajmuje się opracowywaniem procedur i standardów postępowania, które mają zapobiegać naruszeniom prawa i wewnętrznych regulacji. W przypadku wykrycia nieprawidłowości, CO wdraża działania naprawcze i raportuje je do odpowiednich organów wewnętrznych lub zewnętrznych.
Istotną częścią pracy Compliance Officera jest monitorowanie zmian w przepisach prawa oraz regulacjach branżowych. Dba on o to, aby organizacja była na bieżąco z obowiązującymi normami i w razie potrzeby wprowadza niezbędne zmiany w politykach firmy.
Compliance Officer prowadzi również szkolenia dla pracowników w zakresie compliance management system. Ich celem jest zwiększenie świadomości na temat obowiązujących przepisów oraz standardów etycznych. Dzięki temu pracownicy lepiej rozumieją, jakie działania są akceptowalne i jakie mogą wiązać się z konsekwencjami prawnymi, szczególnie w kontekście ochrony danych osobowych.
Kolejnym ważnym aspektem jest zarządzanie zgłoszeniami naruszeń. Compliance Officer zapewnia, że każdy pracownik ma możliwość zgłoszenia nieprawidłowości w sposób anonimowy i bezpieczny. CO analizuje te zgłoszenia i podejmuje odpowiednie kroki, aby zapobiec dalszym naruszeniom oraz chronić sygnalistów przed działaniami odwetowymi.
W przypadku audytów zewnętrznych lub wewnętrznych Compliance Officer przygotowuje niezbędne dokumenty i raporty. Jest również odpowiedzialny za współpracę z organami regulacyjnymi w celu wyjaśnienia ewentualnych nieprawidłowości i wdrożenia odpowiednich działań naprawczych.
Rola Compliance Officer w ochronie sygnalistów
Compliance Officer odgrywa ważną rolę w ochronie sygnalistów w organizacji. Jest odpowiedzialny za tworzenie i wdrażanie procedur, które umożliwiają pracownikom bezpieczne zgłaszanie nieprawidłowości. To on zapewnia dostęp do bezpiecznych i poufnych kanałów komunikacji.
Jednym z podstawowych zadań Compliance Officera jest przeciwdziałanie działaniom odwetowym wobec sygnalistów. Po otrzymaniu zgłoszenia CO monitoruje, czy zgłaszający nie doświadcza żadnych nieuzasadnionych działań, takich jak degradacja, zwolnienie czy mobbing. Jeśli takie działania zostaną stwierdzone, Compliance Officer podejmuje kroki, aby je powstrzymać i zapewnić odpowiednie wsparcie prawne i psychologiczne dla sygnalisty.
Compliance Officer musi także dbać o zgodność procedur ochrony sygnalistów z obowiązującymi przepisami prawa oraz wytycznymi. W Polsce reguluje to Ustawa o ochronie sygnalistów z 2024 roku, która określa szczegółowe zasady dotyczące przyjmowania zgłoszeń i ochrony osób zgłaszających nieprawidłowości. CO jest odpowiedzialny za wdrożenie tych przepisów w organizacji, a także za aktualizację procedur w odpowiedzi na zmiany w prawie.
W przypadku poważnych naruszeń, które mogą mieć wpływ na działalność firmy, Compliance Officer informuje odpowiednie organy zewnętrzne, takie jak Rzecznik Praw Obywatelskich lub inne instytucje nadzorcze. Współpraca z organami zewnętrznymi jest istotna dla rozwiązania konkretnej sprawy i budowania zaufania do całego systemu zgłaszania nieprawidłowości.
Compliance Officer a system zarządzania zgodnością
Zarządzanie ryzykiem zgodności to jeden z najważniejszych obszarów odpowiedzialności Compliance Officera. CO identyfikuje potencjalne ryzyka związane z działalnością organizacji oraz opracowuje strategie ich minimalizowania w ramach systemu compliance. Jego zadaniem jest reagowanie na istniejące problemy i proaktywne działania dla zapobiegania potencjalnym naruszeniom.
Na początku CO przeprowadza analizę ryzyka. Obejmuje ona ocenę, w jakich obszarach działalności organizacji istnieje największe prawdopodobieństwo wystąpienia naruszeń. Może to dotyczyć np. korupcji, konfliktu interesów, prania pieniędzy czy niewłaściwego zarządzania danymi osobowymi. Na podstawie tych analiz CO opracowuje mapę ryzyka, która jest narzędziem do monitorowania i kontrolowania potencjalnych zagrożeń.
Następnie Compliance Officer opracowuje plan działań zapobiegawczych. Wdraża odpowiednie procedury, które mają na celu wyeliminowanie lub zredukowanie zidentyfikowanych ryzyk. Może to obejmować np.
- wprowadzenie dodatkowych kontroli finansowych,
- szkolenia dla pracowników,
- wzmocnienie procedur dotyczących bezpieczeństwa informacji.
CO monitoruje także efektywność wdrożonych środków w kontekście zgodności z prawem i standardami ISO. Regularnie przeprowadza audyty i ocenia, czy zastosowane rozwiązania są skuteczne. Jeśli pojawią się nowe ryzyka, CO aktualizuje procedury i wprowadza kolejne środki zapobiegawcze.
Zarządzanie ryzykiem zgodności to proces ciągły, który wymaga stałego dostosowywania się do zmieniających się warunków prawnych i operacyjnych.
Compliance Officer działa we współpracy z działem prawnym, finansowym, IT oraz zarządem. Wspólnie opracowują i wdrażają polityki oraz standardy, które mają na celu ochronę organizacji przed negatywnymi skutkami naruszeń zgodności w ramach systemu compliance.
Znaczenie stanowiska Compliance Officera w organizacji
Jak wynika z powyższego, rola Compliance Officer ma fundamentalne znaczenie dla funkcjonowania każdej organizacji, zwłaszcza w dzisiejszym, wysoce regulowanym otoczeniu biznesowym. Compliance Officer monitoruje przestrzeganie przepisów prawa i działa jako strażnik etyki i dobrych praktyk w firmie. Jego działania pomagają zapobiegać naruszeniom prawa, które mogłyby skutkować poważnymi karami finansowymi, a nawet odpowiedzialnością karną dla kadry zarządzającej.
Kolejnym aspektem jest budowanie kultury etycznej w organizacji. Compliance Officer promuje przejrzystość, odpowiedzialność i uczciwość w relacjach z interesariuszami wewnętrznymi i zewnętrznymi. Jeśli pracownicy widzą, że firma poważnie traktuje kwestie zgodności, to są bardziej skłonni do przestrzegania zasad i raportowania nieprawidłowości. To z kolei przekłada się na większą spójność organizacyjną i redukcję ryzyka wewnętrznych nadużyć.
Compliance Officer ma także istotny wpływ na strategię biznesową organizacji. Jego analizy i rekomendacje pomagają zarządowi podejmować świadome decyzje, które uwzględniają aspekty zgodności. To pomaga firmie unikać wchodzenia w obszary działalności, które mogą być potencjalnie ryzykowne z punktu widzenia przepisów prawa lub standardów etycznych.
Firmy, które dbają o zgodność, są postrzegane jako bardziej transparentne i rzetelne. To będzie przyciągać nie tylko klientów i inwestorów, ale także utalentowanych pracowników, którzy chcą pracować w firmie o wysokich standardach etycznych.
Kim jest compliance officer – podsumowanie
Compliance Officer pełni ważną rolę w organizacji, chroniąc ją przed ryzykiem prawnym i wizerunkowym. Jest strażnikiem zgodności z przepisami prawa i promotorem kultury etycznej w firmie. Jego działania przekładają się na zwiększenie bezpieczeństwa prawnego i operacyjnego organizacji oraz budowanie pozytywnego wizerunku firmy. Compliance Officer przyczynia się do kształtowania zrównoważonego i transparentnego środowiska pracy i przyczynia się do długoterminowego sukcesu biznesowego.
W kontekście ochrony sygnalistów, zarządzaniu ryzykiem zgodności oraz budowaniu kultury etycznej jego rola jest nieoceniona. Zwłaszcza w czasach, gdy naruszenia przepisów mogą mieć poważne konsekwencje finansowe i wizerunkowe.
Lepiej i taniej jest zapobiegać, niż leczyć. Dlatego każda organizacja powinna traktować Compliance Officera nie jako koszt i „zbędną biurokrację”, ale jako inwestycję w przyszłość i stabilność swojego biznesu.
Chcesz wdrożyć system ochrony sygnalistów w swojej organizacji? Wykorzystaj zaawansowane możliwości platformy whiblo.
Poznaj ofertę lub zarezerwuj bezpłatną konsultację.
Źródło ilustracji tytułowej: unsplash.com
