25 grudnia 2024 r. wchodzą w życie przepisy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych w ramach ustawy o ochronie sygnalistów. Kto i w jakich okolicznościach i do jakich organów ma prawo dokonać zgłoszenia zewnętrznego? Czym różni się zgłoszenie zewnętrzne od wewnętrznego? Odpowiadamy na te i inne pytania!
Kiedy sygnalista może dokonać zgłoszenia wewnętrznego, a kiedy zewnętrznego?
Zgłoszenia wewnętrzne dotyczą naruszeń prawa zgłaszanych bezpośrednio w ramach procedur organizacyjnych podmiotu prawnego, takiego jak firma czy instytucja, zgodnie z wewnętrznie ustalonymi zasadami i procedurami. Ich celem jest przede wszystkim szybkie wykrycie i rozwiązanie problemu w obrębie organizacji. Zgłoszenia zewnętrzne są natomiast skierowane do organów publicznych, takich jak Rzecznik Praw Obywatelskich lub inne odpowiednie instytucje państwowe. Są one dopuszczalne, gdy wewnętrzne mechanizmy zawiodły, gdy istnieje uzasadniona obawa przed działaniami odwetowymi w organizacji, lub gdy charakter naruszenia wymaga bezpośredniego zaangażowania organu publicznego, np. ze względu na wagę lub skalę naruszenia.
Co ważne, zgłoszenie zewnętrzne można składać bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego. Sygnalista może od razu skorzystać z procedury zewnętrznej, zwłaszcza w sytuacjach, gdy obawia się odwetu.
Zarówno w procedurze zgłoszeń zewnętrznych jak i wewnętrznych sygnalista ma prawo do ochrony prawnej pod warunkiem działania w dobrej wierze.
Jaki organ publiczny może przyjmować zgłoszenia zewnętrzne?
Zgodnie z ustawą za przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych sygnalistów odpowiedzialne są różne instytucje publiczne, w zależności od charakteru zgłaszanego problemu. Oto najważniejsze podmioty, do których można zgłaszać takie naruszenia:
- Rzecznik Praw Obywatelskich (RPO).
- Inspekcje pracy.
- Instytucje regulacyjne, jak na przykład Komisja Nadzoru Finansowego, UOKiK lub inne instytucje odpowiedzialne za nadzór w danej dziedzinie.
- Urzędy samorządu terytorialnego.
- Inne organa państwowe, odpowiedzialne za egzekwowanie przestrzegania prawa, jak prokuratura czy policja, zwłaszcza w przypadku podejrzenia przestępstwa
Zgłoszenie powinno być jak najbardziej szczegółowe i zawierać wszelkie dostępne dowody, aby odpowiednim organom podjęcie działań.
Jak ustawa o ochronie sygnalistów określa procedury zgłoszeń zewnętrznych?
Organ publiczny ustala procedurę przyjmowania takich zgłoszeń, obejmującą także postępowanie z anonimowymi informacjami o naruszeniach prawa. Po otrzymaniu zgłoszenia, organ dokonuje wstępnej weryfikacji, aby ustalić, czy dotyczy ono naruszenia prawa w jego kompetencjach. Jeśli nie, przekazuje je właściwemu organowi w terminie do 14 dni, a w uzasadnionych przypadkach do 30 dni, informując o tym sygnalistę. Następnie podejmuje odpowiednie działania następcze z należytą starannością i przekazuje sygnaliście informację zwrotną.
W przypadku zgłoszeń zewnętrznych artykuł 35 ustawy o ochronie sygnalistów nakłada obowiązek podania adresu do kontaktu przez dokonujących zgłoszeń w celu umożliwienia skutecznych działań następczych i przekazania informacji zwrotnej. W przypadku braku adresu kontaktowego lub niemożności jego ustalenia, Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organy publiczne nie realizują przewidzianych obowiązków w zakresie działań następczych, takich jak określone w art. 32 ust. 3 i 5, art. 37, art. 38, art. 40 i art. 41 ustawy.
Jak system whiblo wspiera zgłoszenia zewnętrzne?
Platforma whiblo została zaprojektowana tak, aby spełniać wszystkie wymogi ustawy o ochronie sygnalistów. System jest kompleksowym narzędziem umożliwiającym organizacjom przyjmowanie zgłoszeń i zarządzanie nimi w zgodzie z ustawą. Aplikacja jest wykorzystywana także w urzędach takich jak UOKiK i samorządy lokalne. Sprawdź referencje.
Główne funkcje whiblo:
- Anonimowe zgłoszenia – sygnaliści mogą zgłaszać naruszenia bez obawy o ujawnienie swojej tożsamości.
- Bezpieczeństwo danych – wszystkie zgłoszenia są przechowywane w sposób zgodny z przepisami o ochronie danych osobowych.
- Automatyzacja procesów – whiblo ułatwia zarządzanie działaniami następczymi, przypomnieniami oraz dokumentacją.
- Whiblo wspiera organizacje w realizacji obowiązków wynikających z ustawy, w tym w opracowaniu procedur i dostarczaniu informacji zwrotnej do sygnalistów.To tylko wybrane funkcje systemu, z którego korzysta m.in. UOKiK.
Chcesz wdrożyć system ochrony sygnalistów w swojej organizacji? Wykorzystaj zaawansowane możliwości platformy whiblo.
Poznaj ofertę lub zarezerwuj bezpłatną konsultację.
Ilustracja tytułowa: Dolnośląski Urząd Wojewódzki, fot. Paweł Czerwiński na unsplash.com
