Już za niecałe półtora miesiąca firmy i instytucje w Polsce będą zobligowane do wdrożenia wymogów wynikających z dyrektywy o ochronie sygnalistów, a być może również krajowej ustawy regulującej te kwestie. Dla wielu organizacji, które jeszcze nie podjęły się prac dostosowawczych, jest to ostatni dzwonek na podjęcie działań. W poniższym tekście wyjaśniamy pokrótce, jak powinien wyglądać ten proces.
Do wdrożenia systemu whistleblowingowego należy podejść jak do każdego większego projektu w organizacji. Działania powinna poprzedzić staranna diagnoza tego, co już dobrze w firmie funkcjonuje, czego brakuje i co trzeba dostosować. Wiele podmiotów może bowiem posiadać już pewne procedury i kanały komunikacji, a więc również też doświadczenia w prowadzeniu tego rodzaju działań.
Następnym krokiem jest wybór osoby lub komórki odpowiedzialnej za stworzenie systemu i jego obsługę oraz czy te osoby posiadają odpowiednie kompetencje, by cały proces przeprowadzić własnymi siłami. W większości przypadków ta odpowiedzialność przypadnie działowi compliance odpowiadającemu za zgodność procedur firmy z przepisami prawa, ale dość często tworzeniem systemu, a następnie jego obsługą zajmują się również działy prawne lub HR. Często dobrym rozwiązaniem jest powierzenie poszczególnych elementów takiego projektu zewnętrznym firmom, które mają doświadczenie w tworzeniu procedur lub dostarczają gotowe rozwiązania do zbierania zgłoszeń. Takie podejście zwykle pozwala zaoszczędzić wiele czasu potrzebnego na poznanie dyrektywy i dostosowanie procedur wewnętrznych i jest bardziej optymalne pod względem finansowym niż np. tworzenie własnej aplikacji do komunikacji z sygnalistami.
Kolejne etapy projektu to już ustalenia harmonogramu prac i realizacja. Tutaj ponownie warto wspomnieć o kompetencjach i doświadczeniu – w zależności o stanu posiadanej wiedzy ale i wielkości organizacji, realizacja projektu może zająć od kilku do nawet kilkunastu tygodni!
W procesie wdrożenia systemu nie można zapomnieć o kwestii kluczowej, tj. komunikacji wewnętrznej i edukacji pracowników. Brak zrozumienia założeń i potrzeby stosowania procedur whistleblowingowych często skutkuje porażką, bo pracownicy mogą nie mieć zaufania do działań firmy. Inny elementem warunkującym sukces projektu jest rola liderów w organizacji, ich zaangażowanie, oraz odpowiedni sposób przekazywania wagi prowadzonych działań.
Tutaj warto odnieść się do wyników badania, które w naszym imieniu przeprowadził instytut badawczy ARC Rynek i Opinia, dotychczas tylko ok. 28% pracowników zgłaszało nieprawidłowości w miejscu zatrudnienia. Blisko 44% z nich nie informuje pracodawcy, bo uważa, że nie przyniesie to efektu, a 69% obawia się konsekwencji służbowych, takich jak zwolnienie z pracy czy pogorszenie relacji. Aż 70% pracowników oczekuje anonimowości! Podsumowując: nawet najdoskonalszy system nie będzie funkcjonował i nie przyniesie firmie korzyści, jeśli zabraknie odpowiedniej komunikacji.
