Do 17 grudnia 2021 roku Polska, podobnie jak inne kraje Unii Europejskiej, powinna implementować Dyrektywę o ochronie sygnalistów, czyli osób zgłaszających informacje na temat naruszeń w miejscu pracy. O czym dokładnie mówi ta ustawa? Dowiedz się z poniższego artykułu.
Czym jest Dyrektywa o ochronie sygnalistów?
Według statystyk w ostatnich latach największe nadużycia finansowe w przedsiębiorstwach zostały w większości ujawnione dzięki sygnalistom – osobom z wewnątrz firm, które zgłosiły owe nieprawidłowości. Unie Europejska, chcąc usprawnić raportowanie tych nadużyć, zobligowała państwa członkowskie do wdrożenia odpowiedniej dyrektywy.
Europejska Ustawa o ochronie sygnalistów (Dz. Urz. UE z 2019 r. L 305, s. 17) to dokument precyzujący przede wszystkim środki ochrony wobec tzw. sygnalistów, czyli osób zgłaszających informacje na temat naruszeń i nieprawidłowości pojawiających się w miejscu pracy. Przedstawione w niej wytyczne obowiązują podmioty w sektorze prywatnym i publicznym. Duzi przedsiębiorcy zatrudniający minimum 250 pracowników oraz podmioty administracji publicznej muszą spełnić wymagania ustawy po wejściu w życie w grudniu 2021 roku, z kolei obowiązek ten spocznie na średnich przedsiębiorcach zatrudniających od 50 do 249 pracowników dwa lata później, czyli do 17 grudnia 2023 roku. Limity zatrudnienia nie obowiązują natomiast w przypadku branż narażonych na finansowanie terroryzmu lub pranie pieniędzy, takich jak sektor finansowy, transport morski czy lotnictwo cywilne.
Projekt ustawy o ochronie sygnalistów
Dyrektywa powinna wejść w życie 17 grudnia 2021 roku, jednakże możliwe jest, że w Polsce termin ten ulegnie przesunięciu. Dopiero na początku października 2021 w wykazie prac programowych i legislacyjnych Rady Ministrów ukazały się bowiem założenia do projektu ustawy o ochronie osób, które informują o naruszeniu prawa w firmie. Wskazuje on, że Rada Ministrów przyjmie projekt w IV kwartale tego roku. Można zatem domniemywać, że prace nad ustawą gwałtownie przyspieszą pod koniec roku lub też dokument nie wejdzie w życie we wskazanym przez Unię terminie, tj. do 17 grudnia. Na obecną chwilę na stronach Rządowego Centrum Legislacji opublikowano pierwszy projekt Ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, datowany na 14 października.
Dokument wprowadza wiele ważnych i wręcz rewolucyjnych dla prawa polskiego zmian dotyczących obowiązków i uprawnień przedsiębiorców oraz pracowników. Ponadto w projekcie ustawy znajdują się propozycje przepisów karnych w zakresie konsultacji związkowych i danych osobowych, które budzą sporo kontrowersji. Nie wiadomo więc, czy znajdą się one w ostatecznej wersji ustawy. Aktualnie projekt znajduje się w fazie opiniowania.
O czym mówi Ustawa o ochronie sygnalistów? Kim jest sygnalista?
Projekt ustawy definiuje sygnalistę – może nim zostać niemal każda osoba, która ma wiedzę na temat naruszenia prawa w swym środowisku zawodowym. Zgłoszenia nieprawidłowości może dokonać np. osoba współpracująca z organizacją na zasadzie B2B, pracownik (nie tylko obecny, ale również były lub będący na etapie rekrutowania do pracy), stażysta, wolontariusz lub osoba w randze członka organu osoby prawnej.
Ochrona sygnalistów określona w projekcie ustawy dotyczy zabezpieczenia sygnalisty przed działaniami odwetowymi za zgłoszone informacje. Ochrona sygnalistów przysługuje zatem przede wszystkim przed: mobbingiem, dyskryminacją, zmianą warunków zatrudnienia na mniej korzystne, zwolnieniem i innymi formami represji w związku ze zgłoszeniem.
Aby zostać sygnalistą, należy zgłosić naruszenie krajowego bądź unijnego prawa w obszarach wskazanych przez ustawodawcę. Należą do nich m.in.: ochrona środowiska, prywatności, konsumentów i konkurencji, bezpieczeństwo produktów czy zamówienia publiczne. Z mocy ustawy wyłączono natomiast indywidualne sprawy, np. dotyczące dyskryminacji czy mobbingu.
O nieprawidłowościach w przedsiębiorstwie sygnalista ma prawo powiadomić swoją organizację (w ramach zgłoszenia wewnętrznego), odpowiednie organy publiczne bądź organ centralny (zgłoszenie zewnętrzne), jak również opinię publiczną, korzystając z mediów społecznościowych albo tradycyjnych (tzw. ujawnienie publiczne). Zgodnie z zapowiedzią organem centralnym przyjmującym zgłoszenia będzie Rzecznik Praw Obywatelskich, natomiast organem publicznym – Prezes UOKiK, przy czym prawdopodobnie organów publicznych będzie w przyszłości więcej. Co ciekawe, w przeciwieństwie np. do Słowacji lub innych państw członkowskich, ustawa polska nie powołała nowego, odrębnego urzędu ds. ochrony sygnalistów.
Obowiązki przedsiębiorcy
Ochrona sygnalistów to główne zagadnienie, o jakim mówi Ustawa o ochronie sygnalistów, jednakże nie jest ono jedynym ważnym tematem w dokumencie. Znajdują się w nim także wytyczne dotyczące obowiązków nałożonych na organizacje.
Obowiązkiem podmiotów prywatnych oraz publicznych jest przygotowanie i wprowadzenie w firmie odpowiednich procedur i narzędzi do przyjmowania zgłoszeń. Konieczne jest zatem opracowanie regulaminów działania oraz stworzenie właściwej infrastruktury technicznej (system whistleblowing), która umożliwi sygnalistom łatwe i poufne zgłaszanie ewentualnych nadużyć czy nieprawidłowości. W tym zakresie polecanym rozwiązaniem jest wdrożenie w firmie systemu Whiblo – to innowacyjna aplikacja, stworzona zgodnie z wytycznymi Dyrektywy o ochronie sygnalistów. Umożliwia ona sygnalistom w pełni bezpieczne i anonimowe zgłaszanie nieprawidłowości w organizacji.
Organizacje muszą ponadto wyznaczyć osoby przyjmujące, potwierdzające i analizujące napływające zgłoszenia, a także przekazujące informacje zwrotne do sygnalistów. Zgłoszenia te należy procedować na zasadach określonych w ustawie, a następnie podejmować skuteczne działania wyjaśniające i naprawcze oraz prowadzić rejestr zgłoszeń. Alternatywą dla specjalisty zatrudnionego w danym przedsiębiorstwie może być zlecenie owej usługi zewnętrznej, wyspecjalizowanej w tym zakresie firmie.
Wdrożenie systemu ochrony sygnalistów w firmie – zalety i korzyści
Proces przygotowań do wdrożenia ochrony sygnalistów w firmie jest wieloetapowy, dlatego przedsiębiorstwa powinny rozpocząć go jak najszybciej. Wdrożenie owego systemu jest czasochłonne, wiąże się z nowymi obowiązkami i kosztami, ale może również przynieść wiele korzyści firmie. Przede wszystkim pozwala szybko pozyskać informacje o nieprawidłowościach w danej organizacji, a tym samym je zastopować. Rozwiązanie to umożliwia również skuteczne zarządzanie ryzykiem, a w rezultacie zapewnia lepszy rozwój i budowanie stabilnej przyszłości firmy. Służy też budowaniu zaufania pracowników względem organizacji oraz kreowaniu wizerunku firmy jako rzetelnego pracodawcy i partnera biznesowego.
