Termin compliance oznacza dosłownie „zgodność” i odnosi się do zgodności działań organizacji z obowiązującymi przepisami prawa oraz wewnętrznymi regulacjami. W praktyce oznacza to przestrzeganie obowiązujących przepisów oraz budowanie reputacji firmy i zaufania w relacjach biznesowych.
Dlaczego wprowadza się systemy compliance w firmie?
System compliance to holistyczne podejście, które obejmuje wdrożenie odpowiednich polityk, procedur i mechanizmów kontroli wewnętrznej. Każda osoba w firmie czy organizacji — od zarządu po szeregowych pracowników — musi być zaangażowana w przestrzeganie tych zasad. Obejmuje to tworzenie specjalistycznych stanowisk, takich jak Compliance Officer, regularne szkolenia pracowników, a także systemy zgłaszania nieprawidłowości.
Wdrożenie i przestrzeganie systemu compliance jest szczególnie ważne w branżach ściśle regulowanych lub narażonych na ryzyko utraty reputacji, na przykład:
- Finanse i bankowość
- Ubezpieczenia
- Sektor publiczny i samorządy
- Ochrona zdrowia
- Energetyka i przemysł
- Technologia i telekomunikacja
Lista nie ogranicza się do wyżej wymienionych, natomiast można ją dalej rozwijać szczegółowo w tych i innych branżach.
Dział Compliance i Compliance Officer w przedsiębiorstwie
Ryzyko związane z brakiem zgodności (compliance risk) to jeden z najważniejszych aspektów zarządzania w każdej organizacji. Monitorowanie wdrożenia procedur, identyfikacja potencjalnych konfliktów interesów i szkolenie pracowników to najważniejsze zadania działu compliance.
W dużych organizacjach zarządzanie ryzykiem compliance jest szczególnie trudne ze względu na rozbudowaną strukturę i zróżnicowane interesy poszczególnych działów. Dlatego dział compliance musi działać kompleksowo — zarówno monitorować potencjalne zagrożenia, jak i organizować regularne szkolenia, aby pracownicy byli świadomi najnowszych zmian w przepisach.
Czy wdrożenie compliance w organizacji się opłaca?
Zdecydowanie tak. Organizacje wdrażające system compliance korzystają z niego na wiele sposobów. Przede wszystkim compliance pomaga w spełnianiu wymagań prawnych i regulacyjnych, a to minimalizuje ryzyko sankcji, kar finansowych oraz strat wizerunkowych. Systemy compliance ułatwiają także wykrywanie i zapobieganie nadużyciom takim jak korupcja, oszustwa czy łamanie zasad etycznych. To pozwala uniknąć kosztownych postępowań sądowych. Wdrożenie systemu compliance sprzyja też budowaniu kultury odpowiedzialności i transparentności. To wpływa na pozytywne postrzeganie organizacji przez pracowników, a to wpływa na zaangażowanie i lojalność, co przekłada się na efekty pracy.
Jakie są główne cele systemu compliance?
Podstawowe cele to:
- ochrona interesów klientów poprzez przestrzeganie zasad etyki i przejrzystości w relacjach z nimi;
- zapewnienie odpowiedniego zarządzania danymi osobowymi;
- informowanie klientów o warunkach produktów i usług.
Compliance ma również na celu identyfikację i zapobieganie nadużyciom finansowym, takim jak pranie pieniędzy czy oszustwa, poprzez wdrożenie odpowiednich procedur oraz monitorowanie transakcji. Wspiera on firmy i organizacje w identyfikacji, ocenie i zarządzaniu ryzykiem związanym z działalnością operacyjną, obejmującym zarówno ryzyko prawne, jak i wizerunkowe. Wdrożenie systemu compliance ma na celu promowanie kultury zgodności w organizacji. To oznacza, że wszyscy pracownicy, niezależnie od stanowiska, powinni być świadomi znaczenia przestrzegania regulacji i etyki w codziennej pracy.
Jak zaprojektować wewnętrzny system zarządzania zgodnością?
Projektowanie systemu compliance wymaga szczegółowej analizy i identyfikacji obszarów ryzyka. Proces ten obejmuje:
- Regularne kontrole zgodności i aktualizacje dokumentacji.
- Wdrożenie procedur zgłaszania naruszeń.
- Ochronę sygnalistów i reagowanie na naruszenia zgodnie z przepisami prawa.
Niestety, często zdarza się, że wielu pracowników postrzega compliance jako zbędną biurokrację i formalności. Tym większa rola Działu Compliance w edukacji wewnętrznej i budowaniu wśród pracowników poczucia bezpieczeństwa i współodpowiedzialności za działania organizacji.
Ważnym elementem tych działań jest wdrożenie dobrego systemu ochrony sygnalistów.
Jak system ochrony sygnalistów wpisuje się w działania compliance?
System ochrony sygnalistów jest niezbędnym elementem strategii compliance. Ważne jest, aby taki system był zgodny z obowiązującymi standardami, normami i przepisami prawa oraz spójny ze strategią zapewnienia zgodności w organizacji. Przykładem takiego rozwiązania jest aplikacja whiblo. To kompletny i skalowalny system, który umożliwia organizacjom szybkie uruchomienie bezpiecznych i anonimowych kanałów zgłaszania naruszeń prawa. To wpisuje się w wymogi compliance poprzez zapewnienie zgodności z przepisami dotyczącymi ochrony sygnalistów.
Whiblo wspiera dobre praktyki i umożliwia stworzenie przejrzystych procedur zgłaszania nieprawidłowości oraz monitorowania działań następczych, zgodnie z nowymi przepisami Ustawy o ochronie sygnalistów z 2024 roku. Eksperci whiblo wspierają Dział Compliance w skutecznym wdrożeniu systemu ochrony sygnalistów, organizują szkolenia i wspierają przy tworzeniu dokumentacji i raportowaniu.
Chcesz wdrożyć system ochrony sygnalistów w swojej organizacji? Wykorzystaj zaawansowane możliwości platformy whiblo.
Poznaj ofertę lub zarezerwuj bezpłatną konsultację.
Źródło ilustracji tytułowej: unsplash.com
