Każda organizacja powinna zapewniać bezpieczne i skuteczne kanały komunikacji dla swoich pracowników, aby zgłaszać wszelkie nadużycia czy nieprawidłowości. Coraz częściej w tej roli pojawiają się dedykowane aplikacje dla sygnalistów, które oferują o wiele więcej niż klasyczne metody, takie jak e-mail czy telefon. W tym artykule wyjaśniamy, dlaczego warto rozważyć wdrożenie takiego narzędzia, szczególnie w kontekście zgodności z regulacjami prawnymi i efektywności procesu zarządzania zgłoszeniami.
Anonimowość i ochrona sygnalistów
Aplikacja dedykowana dla sygnalistów, taka jak Whiblo, pozwala na pełne zachowanie anonimowości, co jest kluczowe dla skuteczności procesu zgłaszania nieprawidłowości. Sygnaliści często obawiają się konsekwencji osobistych lub zawodowych, jakie mogłyby wyniknąć z ujawnienia ich tożsamości. W przeciwieństwie do klasycznego e-maila czy linii telefonicznej, aplikacja oferuje szyfrowanie danych oraz możliwość zgłoszenia anonimowego, co buduje zaufanie i większą skłonność do zgłaszania nadużyć.
Bezpieczeństwo danych
Wykorzystanie dedykowanej aplikacji zapewnia znacznie wyższy poziom bezpieczeństwa w porównaniu do e-maila, który może zostać przechwycony lub zhakowany. Whiblo zapewnia kompleksowe szyfrowanie całej komunikacji oraz ochronę dostępu do danych sygnalistów. Ma to kluczowe znaczenie dla firm, które chcą spełniać wymogi RODO oraz innych regulacji dotyczących ochrony danych osobowych. Każde zgłoszenie w aplikacji jest przechowywane w bezpiecznym środowisku, co eliminuje ryzyko wycieku informacji.
Centralizacja i zarządzanie zgłoszeniami
Dedykowana aplikacja umożliwia centralne zarządzanie zgłoszeniami. W przeciwieństwie do e-maila lub linii telefonicznej, gdzie zgłoszenia mogą zostać złożone w różnych formatach, aplikacja ujednolica proces, pozwalając na łatwiejsze przetwarzanie i archiwizację zgłoszeń. Administratorzy mogą łatwo filtrować zgłoszenia, przypisywać odpowiedzialne osoby do ich rozwiązania oraz śledzić postępy prac. Automatyzacja procesów zmniejsza czas potrzebny na reakcję i minimalizuje ryzyko przeoczenia ważnych informacji.
Łatwiejszy dostęp do informacji i analiza danych
Aplikacja dla sygnalistów daje możliwość łatwego generowania raportów i analizowania trendów w zgłoszeniach. To bardzo pomocne narzędzie dla działów compliance i zarządu, które mogą łatwiej identyfikować potencjalne obszary ryzyka i podejmować działania naprawcze. Klasyczny e-mail nie oferuje takich możliwości, a dane zebrane w ten sposób są trudniejsze do analizy i przedstawienia w formie czytelnych raportów.
Zgodność z przepisami
W świetle nowych przepisów dotyczących ochrony sygnalistów, firmy mają obowiązek zapewnić bezpieczne kanały zgłoszeń, a dedykowana aplikacja spełnia wszystkie wymogi dotyczące ochrony i przetwarzania danych. Linia telefoniczna czy e-mail mogą nie spełniać standardów określonych w przepisach, co może prowadzić do kar i problemów prawnych. Whiblo zapewnia narzędzie w pełni zgodne z aktualnymi wymogami prawnymi, co eliminuje te ryzyka.
Większa wygoda i łatwość obsługi
Aplikacja dedykowana takim celom jest bardziej intuicyjna i przystosowana do obsługi zarówno przez sygnalistów, jak i administratorów zgłoszeń. Przy używaniu poczty e-mail czy telefonu pojawiają się problemy z dostępem, zagubione wiadomości, a także brak możliwości monitorowania statusu zgłoszenia. W aplikacji takiej jak Whiblo sygnalista może śledzić status swojego zgłoszenia, co zwiększa przejrzystość procesu i daje poczucie, że jego sprawa jest traktowana poważnie. Jeśli chcesz wiedzieć więcej, dobre praktyki zarządzania zgłoszeniami sygnalistów.
Podsumowanie
Wdrożenie aplikacji dla sygnalistów, takiej jak Whiblo, jest krokiem naprzód w stronę zapewnienia bezpieczeństwa i efektywności w przyjmowaniu zgłoszeń o nieprawidłowościach. Rozwiązania takie oferują anonimowość, zaawansowane funkcje bezpieczeństwa, łatwość zarządzania oraz zgodność z przepisami. W świecie, w którym kwestie compliance są coraz ważniejsze, dedykowana aplikacja stanowi najlepszy sposób, aby zapewnić sygnalistom komfort i zaufanie potrzebne do zgłaszania nieprawidłowości.
Chcesz wdrożyć system ochrony sygnalistów w swojej organizacji? Wykorzystaj zaawansowane możliwości platformy whiblo.
Poznaj ofertę lub zarezerwuj bezpłatną konsultację.
Źródło ilustracji tytułowej: unsplash.com
