W jednym z wcześniejszych artykułów zaprezentowaliśmy wyniki badania jakie zrealizowała dla nas firma badawcza ARC Rynek i Opinia, które dotyczyło stanu zgodności firmowych procedur i kanałów komunikacji do przyjęcia dyrektywy UE o ochronie sygnalistów. W dzisiejszym wpisie ponownie zajmiemy się tym tematem, pokazując kilka nowych wątków w kontekście przygotowań organizacji w Polsce do spełnienia nowych regulacji prawnych.
Za niecałe trzy miesiące mija termin dostosowania podmiotów publicznych, firm prywatnych zatrudniających ponad 250 osób oraz firm sektora finansowego do wymogów Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (tzw. dyrektywy o ochronie sygnalistów). Wspomniane powyżej badanie wskazuje jednak, że tylko część firm w Polsce wie, jak dostosować się do nowych wymogów prawnych.
Kanały komunikacji w firmach i instytucjach w Polsce – brak zgodności z dyrektywą
Mniej niż połowa firm prywatnych (45%) w Polsce objętych przepisami nowej dyrektywy posiada kanały dla sygnalistów. Do najczęściej stosowanych rozwiązań należą zgłoszenia w formie pisemnej za pośrednictwem tradycyjnych listów lub w formie elektronicznej (56%), zgłoszenia osobiste bez podania adresata (49%) lub zgłoszenia do wyznaczonej do tego celu osoby (10%).
W przypadku instytucji publicznych kanały komunikacji posiada 35% organizacji. Podobnie jak w przypadku firm prywatnych, najpopularniejszą formą są zgłoszenia pisemne lub mailowe (59%), zgłoszenia osobiste bez określania adresata (48%) oraz zgłoszenia do wyznaczonego pracownika (11%).
Zarówno w przypadku firm prywatnych, jak i podmiotów publicznych małą popularnością cieszą się stworzone do tego celu rozwiązania informatyczne – stosuje je mniej niż 8% organizacji.
Warto zwrócić uwagę, że dotychczas stosowane kanały komunikacji dla sygnalistów to przeważnie rozwiązania archaiczne, które mogą budzić wątpliwości co do ochrony poufności ich tożsamości. Czy pozwalają one na udzielenie informacji zwrotnej? Czy uniemożliwiają one identyfikacje osoby sygnalisty i zapewniają mu bezpieczeństwo? Nasza odpowiedź dwa razy nie, a jak pokazało nasze wcześniejsze badanie przeprowadzone wśród pracowników, aż 70% z nich oczekuje takiej funkcjonalności. To bardzo ważne, ponieważ często te dwa czynniki warunkują to, czy zgłoszenie zostanie złożone.
Rozwiązaniem, które spełnia oczekiwania pracowników oraz firm mogą być systemy informatyczne, takie jak np. whiblo, które zapewniają bezpieczeństwo i anonimowość sygnalisty. Ogromną przewagą rozwiązań technologicznych jest również wsparcie procesów wewnątrz organizacji oraz osób czy działów odpowiedzialnych za zgłoszenia – wszystkie informacje są zebrane w jednym miejscu i znacznie łatwiej jest zachować ciągłość komunikacji czy zaplanować bieżącą pracę, a w razie potrzeby wygenerować raport lub pobrać odpowiedni pakiet dokumentów.
Wewnętrzne procedury dla sygnalistów wymagają dostosowania
Z badania wynika, że jedynie ok. 38% firm prywatnych posiada wewnętrzne procedury związane z przyjmowaniem i przetwarzaniem zgłoszeń od sygnalistów oraz prowadzeniem działań następczych. Natomiast zaledwie 26% z nich podaje, że są one zgodne z nowymi regulacjami. Tylko 11% podmiotów z sektora prywatnego prowadzi działania mające na celu dostosowanie ich firmy do przepisów. W przypadku sektora publicznego procedury wewnętrzne posiada 35% organizacji, a 14% z nich deklaruje, że są one zgodne z dyrektywą. Blisko 29% badanych wskazuje, że prowadzi obecnie działania dostosowawcze. Jednocześnie około 52% przedsiębiorstw prywatnych oraz 43% instytucji państwowych podaje, że nie wie, czy obecnie posiadane procedury są zgodne z wytycznymi wynikającymi z dyrektywy UE.
Dostosowanie organizacji do nowych wymogów, poza opracowaniem procedur i kanałów komunikacji, wymaga również wyznaczenia bezstronnych osób lub działów, które będą odpowiedzialne za odbiór i przetwarzanie zgłoszeń. Z badania wynika, że takie osoby lub działy posiada 86% organizacji, które miały wdrożone jakiekolwiek procedury dotyczące kwestii sygnalizowania nieprawidłowości w firmie. Ponad połowa respondentów, która planuje zaimplementowanie regulacji w tym roku, wskazała w badaniu, że nowe obowiązki otrzymają już funkcjonujące komórki w organizacji poprzez rozszerzenie ich kompetencji. W przypadku 44% instytucji publicznych oraz 35% podmiotów sektora prywatnego nie podjęte zostały jeszcze decyzje dotyczące przydzielenia obowiązku obsługi nowego procesu.
Sektor publiczny wdraża rozwiązania samodzielnie – firmy prywatne wybierają outsourcing
Ponad 70% firm państwowych oraz instytucji publicznych planuje stworzyć i wdrożyć nowe procedury oraz kanały komunikacji samodzielnie. Inaczej wygląda to w przypadku przedsiębiorstw prywatnych, gdzie blisko 56% podmiotów będzie wykorzystywało własne zasoby ze wsparciem zewnętrznych podmiotów do stworzenia procedur, a 47% firm deklaruje chęć zakupu rozwiązania pełniącego rolę kanału komunikacji od dostawców tego typu systemów.
Z naszego doświadczenia i obserwacji rynku wynika, że dobrą praktyką jest skorzystanie ze wsparcia zewnętrznych specjalistów czy firm, które posiadają odpowiednią wiedzę, doświadczenie i know-how wypracowany przy tego typu projektach. Podobnie jest w przypadku rozwiązań technologicznych służących do odbioru zgłoszeń i prowadzenia dialogu z sygnalistą. Stworzenie tego typu aplikacji od nowa nie jest konieczne, bo systemy dostępne na rynku, często funkcjonujące jako usługi SaaS, są uniwersalne i sprawdzają się w każdej strukturze. Dodatkowo, ich wdrożenie nie obciąża wewnętrznej infrastruktury czy działów IT firm. Dla podmiotów, które dopiero przygotowują się do przyjęcia założeń dyrektywy o ochronie sygnalistów, jest to szansa na szybsze przeprowadzenie całego procesu.
