Jak prawidłowo wdrożyć w organizacji system whistleblowingowy, który będzie działał efektywnie, przyniesie organizacji korzyści i ograniczy ryzyko upublicznienia nieprawidłowości, albo zgłoszenia ich do organów państwowych? Zapraszamy na trzeci już artykuł, w którym nasi eksperci opiszą najczęstsze błędy popełniane przy wdrażaniu whistleblowingu i oczywiście podpowiedzą, jak temu zaradzić.
Jednym z częstych problemów w kontekście zgłaszania nieprawidłowości jest brak zrozumienia roli sygnalisty, zarówno przez osoby zarządzające firmą czy instytucją, jak i samych pracowników. Procedury i kanał komunikacji są wdrażane po cichu, bez prowadzenia komunikacji wewnętrznej oraz edukacji pracowników na temat celu tego działania oraz tego, jak w praktyce taki kanał zgłoszeń funkcjonuje, jak wygląda proces przyjmowania i weryfikacji raportów oraz dalsze działania wyjaśniające. Wynika to przede wszystkim z tego, że część podmiotów traktuje whistleblowing tylko jako kolejny obowiązek prawny do spełnienia lub, co gorsze, jako potencjalne źródło problemów. Częstym błędem, który wynika z takiego podejścia, jest również stworzenie procedur, które są niejasne, napisane niezrozumiałym językiem, co też powoduje, że whistleblowing nie będzie funkcjonował w sposób efektywny.
Aby procedury były stosowane i skuteczne powinny być napisane prostym i zrozumiałym dla pracowników językiem a także regularnie komunikowane załodze, np. w formie obowiązkowych cyklicznych szkoleń wewnętrznych.
Zdaniem eksperta:
Ewa Żak-Lisewska, dyrektor ds. rozwoju braf.tech, ekspert w obszarze compliance.
– Sygnalista często jest określany mianem donosiciela, który przekazuje informacje, aby osiągnąć własne korzyści i zaszkodzić innym, a tymczasem jego rola jest zupełnie inna. To osoba, która działa dla dobra firmy czy danej społeczności i informuje o nieprawidłowościach, działaniach niezgodnych z prawem mogących mieć negatywny wpływ na otoczenie zewnętrzne czy organizację. Kluczowe dla organizacji jest więc zrozumienie jego roli i odpowiednie podejście, bo w gruncie rzeczy zgłaszanie nieprawidłowości to ograniczenie wielu ryzyk dla firmy. Od utraty reputacji mogącej wpływać na relacje z klientami czy partnerami a w dalszej perspektywie kondycję finansową, poprzez utratę intratnych kontraktów, spadek morale pracowników i zwiększoną rotację, jeśli sytuacja ich dotyka, aż po kary od zewnętrznych organów takie jak utraty licencji, mandaty, grzywny.
Aby temu zapobiec, konieczna jest w pierwszej kolejności analiza kontekstu, w którym działa firma, a także już istniejących i obowiązujących regulacji wewnętrznych. Może tak być, że firma nie musi wszystkiego tworzyć od zera. Następnie należy zaplanować przebieg procesu i dokładnie, a przede wszystkim w sposób prosty i zrozumiały dla pracowników, opisać go w wewnętrznej procedurze. Pomocne w sprostaniu temu warunkowi będzie zaangażowanie w jej tworzenie wewnętrznych interesariuszy i skonsultowanie zapisów z osobami odgrywającymi w niej określone role.
Gdy to już powstanie konieczna będzie, nie tylko ze względu na przepisy, ale i z powodów praktycznych, edukacja i szkolenia w tym zakresie, najlepiej powtarzane cyklicznie. Sądzę, że większość osób zrozumie, że rozwiązywanie wewnętrznych problemów jest po prostu konieczne, by firma była stabilna, bo wówczas stabilne będą ich miejsca pracy. Kluczowe jest też, aby w promowanie whistleblowingu zostały zaangażowane osoby piastujące najwyższe stanowiska w firmie – prezes i pozostali członkowie zarządu, dyrektorzy, bo to pokazuje, że organizacja poważnie podchodzi do sprawy i rozumie znaczenie procesów whistleblowingowych. Najważniejsze jest jednak, by zgłaszane problemy były rozwiązywane, by inicjatywy pracowników nie trafiały w próżnię.
To jest jednak zagadnienie na kolejny artykuł…
