Wraz z wejściem w życie ustawy o sygnalistach w Polsce pracodawcy zostaną objęci szeregiem obowiązków związanych z umożliwieniem pracownikom zgłaszania nieprawidłowości w organizacjach. Jakie podmioty zostaną objęte przepisami i kto zostanie zobligowany do wdrożenia systemu whistleblowingowego?
System whistleblowing – co to?
System whistleblowingowy to mechanizm, który umożliwia pracownikom i innym zainteresowanym stronom zgłaszanie nieprawidłowości, nadużyć lub łamania prawa w organizacjach. Jest to narzędzie służące zwiększeniu przejrzystości, uczciwości i odpowiedzialności w miejscu pracy. Obejmuje procedury, kanały zgłaszania, gwarancję poufności oraz ochronę sygnalistów przed represjami. Najważniejszym celem systemu whistleblowingowego jest identyfikacja i korekta nieprawidłowości oraz zapobieganie nadużyciom.
Jakie podmioty mają wdrożyć system whistleblowingowy?
Zgodnie z Dyrektywą Unii Europejskiej 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, nazywanej dyrektywą o sygnalistach, obowiązek wprowadzenia systemów whistleblowingowych dotyczy zarówno sektora publicznego, jak prywatnego i spoczywa na różnych rodzajach podmiotów gospodarczych i instytucjach. Unijne przepisy dotyczą:
- prywatnych i państwowych przedsiębiorstw, w których zatrudnionych jest co najmniej 50 pracowników,
- organizacji publicznych, w tym instytucji rządowych, samorządowych i innych organów publicznych,
- jednostek samorządu terytorialnego.
Dodatkowo państwa członkowskie UE mogą zdecydować się na rozszerzenie przepisów dyrektywy na podmioty zatrudniające mniej niż 50 osób, jeśli uznają to za stosowne.
Zgłaszanie nieprawidłowości – metody, systemy i rola technologii
Warto zaznaczyć, że unijna dyrektywa określa także konkretne wymagania dotyczące funkcjonowania systemów whistleblowingowych, takie jak zapewnienie anonimowości, ochrona sygnalistów przed odwetem, analiza zgłoszeń i adekwatna reakcja, a także systematyczne raportowanie. Rola technologii w procesie tym jest nie do przecenienia. Umożliwia bowiem efektywną, bezpieczną i poufną komunikację. Stąd też najczęściej wybierane przez pracodawców systemy opierają się o:
- platformy internetowe i formularze online,
- kanały e-mailowe,
- aplikacje mobilne,
- linie telefoniczne.
Jak wybrać odpowiedni system whistleblowingowy?
Efektywność i sprawność procedury sygnalistycznej w organizacji w dużej mierze zależy od udostępnianego sygnalistom kanału. Digitalowy system whistleblowingowy obejmujący aplikację mobilną oraz platformę online to oprogramowanie, które osobom chcącym dokonać zgłoszenia gwarantuje pełne bezpieczeństwo i anonimowość. To również wygodne narzędzie do zarządzania zgłoszeniami z punktu widzenia pracodawcy. Pozwala bowiem na filtrowanie danych, tworzenie raportów czy komunikację z sygnalistami.
System whistleblowingowy – dlaczego jest potrzebny?
Dzięki zgłoszeniom dokonywanym przez sygnalistów organizacje mogą wcześnie identyfikować potencjalne nadużycia i adekwatnie na nie reagować, a także dokładniej analizować i usprawniać procesy zarządzania oraz podnosić swoją efektywność. Systemy whistleblowingowe zapewniają sygnalistom anonimowość i ochronę przed represjami, co zachęca ich do zgłaszania nieprawidłowości bez obaw o konsekwencje. Tym samym organizacje promują kulturę uczciwości i przejrzystości, co przyczynia się do budowania zaufania zarówno wewnętrznie, jak i na zewnątrz.
