Po wdrożeniu do polskiego prawa przepisów unijnej dyrektywy o sygnalistach, pracodawcy są zobowiązani do utworzenia kanałów, za pośrednictwem których pracownicy będą mogli zgłaszać nieprawidłowości. W każdej organizacji powinna więc powstać odpowiednia procedura sygnalistyczna, która jednocześnie sygnalistom zapewni anonimowość i zagwarantuje bezpieczeństwo. Jak spełnić te wymagania i ułatwić pracownikom dokonywanie zgłoszeń?
Procedura obsługi zgłoszeń sygnalistów – czym jest?
Procedura zgłaszania nieprawidłowości, mająca na celu ochronę sygnalistów, to system formalnych kanałów i zasad umożliwiających pracownikom lub innym zainteresowanym stronom zgłaszanie potencjalnych naruszeń lub nieprawidłowości w danej organizacji. Zgodnie z dyrektywą o ochronie sygnalistów pracodawcy mają obowiązek ustalenia przebiegu dokonywania zgłoszeń, utworzenia poufnych i bezpiecznych kanałów, które umożliwią realizację tego celu, i poinformowania o wdrożonych rozwiązaniach pracowników oraz partnerów zewnętrznych.
Znaczenie procedury w kontekście ochrony praw sygnalistów
Dyrektywa UE powstała w odpowiedzi na dostrzeżoną potrzebę ochrony sygnalistów, jako osób kluczowych w procesie dążenia do przestrzegania unijnego prawa przez szeroko rozumiane organizacje, do których zalicza się zarówno podmioty prywatne, a więc firmy i przedsiębiorstwa, jak i publiczne, w tym m.in. samorządy. Procedura, która umożliwia dokonywanie anonimowych zgłoszeń ma pomóc w zminimalizowaniu obaw odnośnie do ewentualnego odwetu, którego sygnalista mógłby doświadczyć ze strony pracodawcy bądź współpracowników.
Procedura zgłaszania naruszeń przez sygnalistów – przykład
Zgłoszenia mogą dokonywać wszyscy interesariusze Organizacji – członkowie zarządu, współpracownicy, klienci, kontrahenci, dostawcy, doradcy oraz osoby wykonujące pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej lub gospodarczej.
Sygnalista ma prawo dokonywać zgłoszeń za pomocą kanału wewnętrznego, kanału zewnętrznego lub ujawnienia publicznego, zgodnie z Ustawą o ochronie sygnalistów. Gdy naruszenie może być skutecznie rozstrzygnięte wewnątrz Organizacji, zgłoszenie powinno być dokonane wewnętrznie.
Po odebraniu zgłoszenia, komórka odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń rejestruje je i powiadamia kierownictwo Organizacji, której działania dotyczą zgłoszenia. W celu wyjaśnienia zasadności zgłoszenia, komórka odpowiedzialna może przeprowadzić postępowanie wyjaśniające lub zawnioskować o utworzenie specjalnej Komisji.
Od momentu doręczenia zgłoszenia komórce odpowiedzialnej, Organizacja zapewnia ochronę sygnaliście oraz osobom powiązanym przed identyfikacją, zwolnieniem z pracy bez obiektywnych powodów, nieprzedłużeniem umowy, pogorszeniem warunków zatrudnienia, dyskryminacją oraz wszelkimi innymi rodzajami nierównego traktowania.
Sygnalista w Organizacji – jak powinna przebiegać procedura?
Procedura sygnalisty to, co do zasady, procedura wewnętrzna, dlatego może ona różnić się w poszczególnych organizacjach. Niemniej jednak każdy pracodawca powinien dostarczyć pracownikom jasne i zrozumiałe informacje na temat procedury whistleblowingowej. Może być ona określona w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych, w którym znaleźć powinny się instrukcje odnośnie do tego, w jaki sposób i gdzie można dokonać zgłoszenia, kto jest odpowiedzialny za jego przyjęcie, jakie są prawa, a jakie obowiązki sygnalisty oraz jak procedowane są zgłoszenia. Sygnalista musi mieć pewność, że jego tożsamość jest chroniona i że zgłoszenie jest traktowane w sposób poufny. Równocześnie należy pamiętać, że pracodawca podlega przepisom RODO.
Procedura ochrony sygnalistów – jak dokonać zgłoszenia?
Pracownik lub inna osoba związana z firmą może zgłosić nieprawidłowości poprzez zastosowanie się do procedury sygnalistycznej ustalonej w danej organizacji. Sygnalista powinien zgromadzić jak najwięcej szczegółów na temat nieprawidłowości lub naruszeń, które chce zgłosić. Warto uwzględnić daty, miejsca, osoby zaangażowane oraz dowody, jeśli są one dostępne. Zgłoszenia może dokonać, korzystając ze wskazanego przez pracodawcę kanału. Po wysłaniu zgłoszenia, pracownik powinien dostać wiadomość zwrotną, uwzględniającą potwierdzenie otrzymania sygnału przez osobę odpowiedzialną, oraz podjęte już i planowane kroki mające na celu wyjaśnienie sytuacji. Po zakończeniu sprawy sygnalista powinien otrzymać informacje o jej wyniku i działaniach podjętych w związku ze zgłoszonymi naruszeniami. Jeśli po zgłoszeniu wewnętrznym lub zewnętrznym organizacja nie podjęła działań naprawczych, sygnalista ma prawo do ujawnienia publicznego.
