Po wdrożeniu do polskiego prawa przepisów unijnej dyrektywy o sygnalistach, pracodawcy zobowiązani będą do utworzenia kanałów, za pośrednictwem których pracownicy będą mogli zgłaszać nieprawidłowości. W każdej organizacji powinna więc powstać odpowiednia procedura sygnalistyczna, która jednocześnie sygnalistom zapewni anonimowość i zagwarantuje bezpieczeństwo. Jak spełnić te wymagania i ułatwić pracownikom dokonywanie zgłoszeń?
Procedura whistleblowingowa – czym jest?
Procedura zgłaszania nieprawidłowości, mająca na celu ochronę sygnalistów, to system formalnych kanałów i zasad umożliwiających pracownikom lub innym zainteresowanym stronom zgłaszanie potencjalnych naruszeń lub nieprawidłowości w danej organizacji. Zgodnie z dyrektywą o ochronie sygnalistów pracodawcy mają obowiązek ustalenia przebiegu dokonywania zgłoszeń, utworzenia poufnych i bezpiecznych kanałów, które umożliwią realizację tego celu, i poinformowania o wdrożonych rozwiązaniach pracowników oraz partnerów zewnętrznych.
Znaczenie procedury – sygnaliści i ich bezpieczeństwo
Dyrektywa UE powstała w odpowiedzi na dostrzeżoną potrzebę ochrony sygnalistów, jako osób kluczowych w procesie dążenia do przestrzegania unijnego prawa przez szeroko rozumiane organizacje, do których zalicza się zarówno podmioty prywatne, a więc firmy i przedsiębiorstwa, jak i publiczne, w tym m.in. samorządy. Procedura, która umożliwia dokonywanie anonimowych zgłoszeń ma pomóc w zminimalizowaniu obaw odnośnie do ewentualnego odwetu, którego sygnalista mógłby doświadczyć ze strony pracodawcy bądź współpracowników.
Procedura zgłaszania nieprawidłowości – jak powinna przebiegać?
Procedura sygnalisty to, co do zasady, procedura wewnętrzna, dlatego może ona różnić się w poszczególnych organizacjach. Niemniej jednak każdy pracodawca powinien dostarczyć pracownikom jasne i zrozumiałe informacje na temat procedury whistleblowingowej. Może być ona określona w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych, w którym znaleźć powinny się instrukcje odnośnie do tego, w jaki sposób i gdzie można dokonać zgłoszenia, kto jest odpowiedzialny za jego przyjęcie, jakie są prawa, a jakie obowiązki sygnalisty oraz jak procedowane są zgłoszenia. Sygnalista musi mieć pewność, że jego tożsamość jest chroniona i że zgłoszenie jest traktowane w sposób poufny. Równocześnie należy pamiętać, że pracodawca podlega przepisom RODO.
Procedura ochrony sygnalistów – jak dokonać zgłoszenia?
Pracownik lub inna osoba związana z firmą może zgłosić nieprawidłowości poprzez zastosowanie się do procedury sygnalistycznej ustalonej w danej organizacji. Sygnalista powinien zgromadzić jak najwięcej szczegółów na temat nieprawidłowości lub naruszeń, które chce zgłosić. Warto uwzględnić daty, miejsca, osoby zaangażowane oraz dowody, jeśli są one dostępne. Zgłoszenia może dokonać, korzystając ze wskazanego przez pracodawcę kanału. Po wysłaniu zgłoszenia, pracownik powinien dostać wiadomość zwrotną, uwzględniającą potwierdzenie otrzymania sygnału przez osobę odpowiedzialną, oraz podjęte już i planowane kroki mające na celu wyjaśnienie sytuacji. Po zakończeniu sprawy sygnalista powinien otrzymać informacje o jej wyniku i działaniach podjętych w związku ze zgłoszonymi naruszeniami.
