Przepisy o ochronie sygnalistów to w Polsce nowość. Naruszenia praw osób zgłaszających nieprawidłowości, znanych jako sygnaliści, stanowią poważne wyzwanie. Ochrona tych osób przez długi czas była niewystarczająca. Sygnaliści nadal spotykają się z negatywnymi reakcjami ze strony społeczeństwa i pracodawców. Przepisy Ustawy o ochronie sygnalistów dają szansę na zmianę tego stanu rzeczy.
Brak zaufania do instytucji sygnalisty
W Polsce panuje ogólna nieufność wobec idei whistleblowingu, wynikająca jeszcze z czasów komunistycznych. Sygnaliści boją się stygmatyzacji „donosicieli” i obawiają się odwetu. W odpowiedzi na te wyzwania, w kwietniu 2017 r. Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów uruchomił portal i infolinię umożliwiające zgłaszanie praktyk monopolistycznych i innych antykonkurencyjnych działań. Sześć miesięcy później rząd zaproponował ustawę o transparentności życia publicznego, która, mimo że spotkała się z krytyką i była uznana za niewystarczającą, obejmowała środki ochronne dla sygnalistów. Wreszcie, po latach dyskusji, zmian i poprawek, 14 czerwca 2024 roku Sejm przyjął Ustawę o ochronie sygnalistów. Nowe prawo ma tylko trzymiesięczny okres vacatio legis. Nasuwa się pytanie, czy to wystarczający czas na wprowadzenie odpowiednich regulacji w organizacjach?
Ryzyko szybkiego wdrażania przepisów o ochronie sygnalistów
Krótki okres vacatio legis ustawy o ochronie sygnalistów stawia przed organizacjami sporo wyzwań.
Organizacje mogą napotkać trudności z wdrożeniem odpowiednich systemów zgłoszeniowych, przeszkoleniem personelu czy dostosowaniem wewnętrznych procedur. To może skutkować niezgodnościami z obowiązującym prawem. To z kolei może prowadzić do konsekwencji i potencjalnych sankcji.
Kolejnym problemem jest presja na szybkie działania, która może prowadzić do pośpiechu i potencjalnych błędów. Niedociągnięcia w procesie implementacji mogą obniżać jakość i skuteczność wdrożonych systemów ochrony sygnalistów. To z kolei może zniechęcać pracowników do korzystania z systemu zgłoszeniowego. Jeżeli nie będą mieli do niego pełnego zaufania, pod znakiem zapytania stanie efektywność raportowania naruszeń.
Szybkie tempo zmian może wiązać się z wyższymi kosztami zarówno bezpośrednimi, takimi jak te związane z wdrażaniem nowych systemów i organizacją szkoleń, jak i pośrednimi, na przykład karami za niezgodność z wymogami prawnymi. Wyższe koszty to obciążenie dla firm, szczególnie tych mniejszych, które dysponują ograniczonymi zasobami.
Organizacje muszą znaleźć równowagę pomiędzy przestrzeganiem wymogów ustawowych a efektywnym zarządzaniem zasobami. Wymaga to przemyślanej strategii, dostosowanej do możliwości i potrzeb każdej organizacji. Poznaj dobre praktyki wdrożenia!
Korzyści szybkiego wdrażania przepisów
Krótki okres vacatio legis ustawy o ochronie sygnalistów, mimo potencjalnych ryzyk, może przynieść organizacjom znaczące korzyści. Zwłaszcza w kontekście zgodności z międzynarodowymi standardami ESG (Environmental, Social, Governance).
Organizacje, które sprawnie implementują przepisy dotyczące ochrony sygnalistów, mają szansę poprawić zgodność ze standardami ESG. Wdrożenie systemu whistleblowing’owego umożliwia firmom lepsze monitorowanie i raportowanie zgodnie z oczekiwaniami rynku i regulacji międzynarodowych. Jest istotne dla utrzymania konkurencyjności na globalnym rynku.
Nie do przecenienia jest fakt, że efektywne systemy ochrony sygnalistów pomagają wzmacniać reputację organizacji jako odpowiedzialnych i przejrzystych. Inwestorzy coraz częściej kładą nacisk na aspekty zrównoważonego rozwoju i etyki biznesowej. Firmy, które są postrzegane jako liderzy w zakresie ESG cieszą się zaufaniem konsumentów i partnerów biznesowych.
Wzrost zaufania pracowników
Skuteczne systemy ochrony sygnalistów wzmacniają zaufanie pracowników do organizacji. Kiedy pracownicy czują, że ich zgłoszenia są traktowane poważnie, wzrasta ich zaangażowanie i lojalność wobec firmy. Zaufanie przekłada się na lepsze wyniki pracy. Wzmocnienie zaufania wewnętrznego sprzyja budowaniu pozytywnej kultury organizacyjnej, a to jest fundamentem dla budowania sukcesu firmy w długim okresie.
Przepisy o ochronie sygnalistów – tego unikaj!
Incydenty w organizacjach, gdzie w wyniku nieprzemyślanej implementacji systemu dochodzi do wycieku danych sygnalistów to przypadki, gdy organizacja nie dostosowała się do przepisów dotyczących ochrony sygnalistów, narażając się na poważne problemy wizerunkowe i finansowe.
W banku Barclays w Wielkiej Brytanii w 2016 roku doszło do incydentu, gdy CEO Barclays próbował zidentyfikować autora anonimowego listu. To wywołało obawy o poufność danych sygnalistów. Incydent ten spowodował interwencję brytyjskich regulatorów finansowych i wywołał dyskusję na temat ochrony sygnalistów w sektorze finansowym.
W latach 2007–2015 przez estoński oddział Danske Bank przepłynęło około 800 miliardów euro podejrzanych transakcji, głównie z Estonii, Rosji i Łotwy.
Howard Wilkinson, pracując w estońskim oddziale banku, zgłosił podejrzenia naruszenia procedur przeciwdziałania praniu pieniędzy. Jego dane osobowe zostały ujawnione, co naruszyło jego prawa jako sygnalisty.
Danske Bank przyznał się do winy i zgodził się na zapłatę ponad 2 miliardów dolarów w celu zakończenia dochodzenia w USA, dotyczącego oszustwa i prania pieniędzy.
Wilkinson zeznawał przed Parlamentem Europejskim i duńskim w sprawie swojego zaangażowania jako sygnalista.
Jak wdrożyć skuteczny system ochrony sygnalistów?
Jeśli organizacja dysponuje odpowiednimi siłami i środkami, może samodzielnie zaprojektować i wdrożyć przepisy o ochronie sygnalistów, przewidziane w Ustawie z 14 czerwca 2024. Jednak większość organizacji, jak na przykład biura rachunkowe, nie dysponują zasobami do samodzielnego wdrożenia. W obliczu relatywnie krótkiego vacatio legis Ustawy wydaje się, że skuteczniejszym rozwiązaniem jest postawienie na gotowe rozwiązanie. Specjalistyczne aplikacje do zgłaszania nieprawidłowości oferują gotowe do użycia, przetestowane i bezpieczne kanały zgłoszeń, które mogą być szybko adaptowane do specyfiki danej organizacji. Elektroniczne systemy zgłaszania, takie jak whiblo, oferują anonimowość i szybką ścieżkę komunikacji między sygnalistą a odpowiednimi organami w firmie.
Jeśli organizacja nie wdroży systemu obsługi zgłoszeń sygnalistów naraża się na sankcje przewidziane w ustawie.
UOKiK wykorzystuje system whiblo
UOKiK (Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów) wykorzystuje system whiblo jako główne narzędzie do przyjmowania anonimowych zgłoszeń o naruszeniach prawa konkurencji. Platforma whiblo umożliwia bezpieczne i poufne przekazywanie informacji o potencjalnych nieprawidłowościach.
Whiblo zapewnia:
- Anonimowość – zgłoszenia są szyfrowane i przekazywane anonimowo do odpowiednich osób w UOKiK.
- Bezpieczeństwo – platforma zapewnia bezpieczny kanał komunikacji dla sygnalistów, chroniąc ich tożsamość.
- Efektywność – whiblo umożliwia UOKiK skuteczne zbieranie informacji „wewnętrznych” o naruszeniach prawa konkurencji.
- Monitorowanie – system pozwala na śledzenie statusu zgłoszenia przez osoby je składające.
Wykorzystanie whiblo przez UOKiK jest przykładem, jak nowoczesne technologie wspierają walkę z nieuczciwą konkurencją i zwiększają transparentność rynku. Dzięki whiblo UOKiK może lepiej wykrywać i reagować na naruszenia prawa, opierając się na informacjach dostarczanych przez świadomych obywateli i pracowników firm
Podsumowanie
Krótki termin na wdrożenie przepisów o ochronie sygnalistów niesie ze sobą zarówno wyzwania, jak i szanse. Najważniejsze, by organizacje podeszły do tego procesu z odpowiednią starannością, dbając o zgodność z przepisami, ale także o efektywne wykorzystanie zasobów. Poprawne wdrożenie przepisów o ochronie sygnalistów zabezpiecza organizacje przed sankcjami prawnymi i przynosi korzyści w postaci zgodności z normami ESG, poprawy reputacji oraz wzrostu zaufania pracowników.
Artykuł opracowany na podstawie publikacji w serwisie rp.pl autorstwa Rafała Barańskiego, prezesa braf.tech, twórcy aplikacji whiblo
