Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów wymagają od pracodawców wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych. Oprócz obowiązku stworzenia takiej procedury trzeba pamiętać, że publikacja procedury zgłoszeń wewnętrznych jest obligatoryjna dla podmiotów, które zatrudniają co najmniej 50 osób.
Czy po publikacji procedury zgłoszeń wewnętrznych można wprowadzić do niej zmiany?
Dla aktywnych podmiotów, objętych przepisami ustawy o ochronie sygnalistów, termin na publikację procedury zgłoszeń wewnętrznych minął 25 września 2024 roku. To nie oznacza, że do procedury nie można wprowadzić zmian. Jak wiadomo, praktyka weryfikuje założenia i jeśli okaże się, że procedura nie jest optymalna i wymaga zmian, organizacja może ją modyfikować.
Trzeba pamiętać, że proces wdrożenia zmodyfikowanej procedury zgłoszeń wewnętrznych musi przebiegać według zasad określonych w ustawie.
Oznacza to obowiązkowe konsultacje, które muszą się odbyć 5-10 dni przed ogłoszeniem zmodyfikowanej procedury. Wchodzi ona w życie po siedmiu dniach od jej ogłoszenia.
Dlaczego publikacja procedury zgłoszeń wewnętrznych jest niezbędna?
Prawo obowiązuje tylko wtedy, gdy jest powszechnie dostępne. Procedura zgłoszeń wewnętrznych jest skierowana do szerokiego grona osób związanych z zakładem pracy – nie tylko pracowników. Każdy, kto ma styczność z firmą, urzędem administracji samorządowej, biurem rachunkowym, czy inną organizacją może stać się sygnalistą. Dlatego procedura powinna być udostępniona wszystkim zainteresowanym, by mogli się z nią zapoznać i postępować zgodnie z regułami w niej opisanymi.
Jak opublikować procedurę zgłoszeń wewnętrznych?
Najlepszym sposobem publikacji procedury jest umieszczenie jej na firmowej stronie internetowej. Link do strony, na której opublikowano procedurę musi być w miejscu ogólnie dostępnym aby każdy, kto potrzebuje informacji, mógł ją łatwo znaleźć. Oprócz tego, procedura może być opublikowana w intranecie lub innych wewnętrznych systemach informacyjnych firmy lub rozesłana w formie komunikatu do wszystkich pracowników i partnerów.
Jakie są konsekwencje braku publikacji procedury zgłoszeń wewnętrznych?
Brak prawidłowej publikacji procedury zgłoszeń wewnętrznych może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych dla pracodawców. Firmy, które nie spełnią wymogów ustawy, mogą zostać ukarane grzywnami, a także narażają się na ryzyko procesów sądowych w związku z nieprzestrzeganiem obowiązków wobec sygnalistów.
Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów, osoby odpowiedzialne za ustanowienie takiej procedury, które nie dopełnią tego obowiązku, mogą zostać ukarane grzywną do 5000 zł za wykroczenie.
Bez jasnych i dostępnych procedur sygnaliści mogą obawiać się represji lub braku anonimowości, co podważa sens całej ustawy.
Publikacja procedury zgłoszeń wewnętrznych – wnioski i podsumowanie
W nowoczesnych firmach, urzędach i innych organizacjach wdrożenie systemu ochrony sygnalistów jest okazją do wyeliminowania realnych i potencjalnych nieprawidłowości i naruszeń prawa. Nie należy traktować przepisów ustawy o ochronie sygnalistów jako kolejnego obciążenia administracyjnego a jako szansę do podwyższania standardów.
Jest to zgodne z ideą ESG.
Opublikowanie i udostępnienie wszystkim interesariuszom procedury zgłoszeń wewnętrznych jest dowodem na to, że organizacja poważnie podchodzi do ochrony sygnalistów. Publikacja procedury zgłoszeń wewnętrznych to niezbędna część praktyki dla zapewnienia transparentności i zaufania w organizacji.
Chcesz wdrożyć system ochrony sygnalistów w swojej organizacji? Wykorzystaj zaawansowane możliwości platformy whiblo.
Poznaj ofertę lub zarezerwuj bezpłatną konsultację.
Źródło ilustracji tytułowej: unsplash.com
