Ochrona danych osobowych to gorący temat, także w kontekście ustawy o ochronie sygnalistów. Wyjaśnimy, dlaczego zgodność z RODO i ustawą jest tak ważna dla przedsiębiorstw. Radzimy, jakie kroki należy podjąć, aby skutecznie zarządzać danymi w systemie zarządzania zgłoszeniami sygnalistów oraz jak uchronić się przed naruszeniami i sankcjami.
Czym jest ochrona danych osobowych i dlaczego jest tak ważna w świetle ustawy o ochronie sygnalistów?
Ochrona danych osobowych oznacza zabezpieczenie informacji, które identyfikują osoby fizyczne. Obejmuje to takie dane, jak
- imię i nazwisko,
- adres,
- PESEL
- adres e-mail.
Każde przedsiębiorstwo przetwarzające dane klientów, pracowników lub kontrahentów musi przestrzegać określonych zasad, aby zapewnić ich bezpieczeństwo.
Ustawa o ochronie sygnalistów wprowadza dodatkowe obowiązki w tym zakresie. Sygnaliści zgłaszający nieprawidłowości często ujawniają wrażliwe dane osobowe, które mogą identyfikować ich samych lub inne osoby. W takich przypadkach ochrona danych osobowych staje się szczególnie istotna.
RODO, czyli ogólne rozporządzenie o ochronie danych wymaga, aby dane były przetwarzane w sposób bezpieczny i zgodny z prawem. Z kolei ustawa o ochronie sygnalistów nakłada obowiązek zachowania anonimowości zgłaszającego. Przedsiębiorstwa muszą równoważyć swoje obowiązki w zakresie ochrony danych z zapewnieniem poufności procesów whistleblowingowych.
Niedopełnienie tych obowiązków może skutkować poważnymi konsekwencjami.
Jakie zasady dotyczące przetwarzania danych obowiązują administratorów zgodnie z przepisami RODO?
RODO wprowadza zestaw uniwersalnych zasad, które muszą być przestrzegane przez każdego, kto przetwarza dane osobowe. Podstawowa zasada to legalność – dane mogą być przetwarzane tylko wtedy, gdy istnieje do tego podstawa prawna, na przykład zgoda osoby, której dane dotyczą lub wymóg wynikający z przepisów prawa.
Administratorzy danych osobowych muszą działać zgodnie z zasadą minimalizacji. Oznacza to, że powinno się przetwarzać wyłącznie te dane, które są niezbędne do osiągnięcia określonego celu. W kontekście zgłoszeń sygnalistów, przedsiębiorstwo nie powinno zbierać więcej informacji, niż jest to konieczne do rozwiązania zgłaszanego problemu.
Kolejnym wymogiem jest przejrzystość. Osoby, których dane są przetwarzane, muszą być jasno informowane o tym, jakie informacje są zbierane, w jakim celu i jak długo będą przechowywane.
Administratorzy danych powinni także zapewnić ich integralność i poufność. Oznacza to stosowanie środków technicznych i organizacyjnych, które zapobiegają nieuprawnionemu dostępowi do danych. Naruszenie tych zasad może prowadzić do wycieku informacji i poważnych konsekwencji prawnych.
Powyższe zasady jednoznacznie wskazują, że prosta skrzynka (adres) e-mail nie może być poważnie traktowana jako bezpieczny kanał do zgłaszania nieprawidłowości. Więcej na ten temat w tym artykule.
Jak ustawa z dnia 10 maja 2018 roku zmienia zasady przetwarzania danych osobowych w kontekście sygnalistów?
Jednym z kluczowych wyzwań jest potrzeba zachowania pełnej poufności danych sygnalistów. Firmy muszą stworzyć systemy umożliwiające anonimowe zgłaszanie nieprawidłowości, a jednocześnie skuteczne ich rozpatrywanie. To wymaga szczególnego zabezpieczenia informacji oraz ograniczenia dostępu do danych tylko do osób ściśle zaangażowanych w proces.
Ustawa narzuca obowiązek przechowywania danych w sposób zgodny z zasadami RODO, ale z dodatkowym naciskiem na ograniczenie ich wykorzystywania wyłącznie w celu rozpatrzenia zgłoszenia. Przedsiębiorstwa muszą także regularnie przeglądać swoje procedury, aby upewnić się, że spełniają wszystkie wymogi prawne.
Ustawa wymaga także, by administrator danych przeprowadzał ocenę ryzyka związanego z przetwarzaniem danych sygnalistów. Oznacza to konieczność identyfikacji potencjalnych zagrożeń, takich jak nieuprawniony dostęp, oraz wdrażania działań zapobiegawczych.
Jak zapobiegać naruszeniom ochrony danych osobowych w procesach whistleblowingowych?
Zapobieganie naruszeniom ochrony danych osobowych w kontekście zgłoszeń sygnalistów wymaga starannego planowania i wdrażania zaawansowanych rozwiązań technologicznych oraz organizacyjnych. Kluczowe jest stworzenie bezpiecznych kanałów zgłaszania, które umożliwią sygnalistom przesyłanie informacji bez obawy o ujawnienie ich tożsamości.
Jednym z pierwszych kroków powinno być przeprowadzenie audytu obecnych procedur przetwarzania danych. Dzięki temu możliwe jest zidentyfikowanie słabych punktów, które mogą prowadzić do naruszeń. Ważne jest także szkolenie pracowników w zakresie zasad ochrony danych oraz specyfiki przepisów dotyczących sygnalistów.
Techniczne środki bezpieczeństwa, takie jak szyfrowanie danych i systemy ograniczające dostęp, odgrywają kluczową rolę w minimalizowaniu ryzyka. Informacje zgłaszane przez sygnalistów powinny być przechowywane na zabezpieczonych serwerach, a dostęp do nich musi być ściśle kontrolowany.
Inspektor Ochrony Danych (IOD) jest odpowiedzialny za nadzór nad przetwarzaniem danych w procesach whistleblowingowych. Jego zadaniem jest monitorowanie zgodności procedur z przepisami oraz doradzanie przedsiębiorstwu w zakresie ochrony danych.
Jak aplikacja whiblo zapewnia ochronę danych osobowych sygnalistów?
Aplikacja whiblo, przeznaczona do zarządzania anonimowymi zgłoszeniami sygnalistów, zapewnia ochronę danych osobowych dzięki zastosowaniu nowoczesnych technologii i zgodności z obowiązującymi regulacjami, takimi jak RODO i ustawa o ochronie sygnalistów. Oto najważniejsze elementy, które gwarantują najwyższy poziom ochrony:
- Anonimowość zgłoszeń
Whiblo pozwala sygnalistom na całkowicie anonimowe zgłaszanie nieprawidłowości. System eliminuje konieczność podawania danych osobowych. Zgłaszający pozostaje nieidentyfikowalny, o ile sam nie zdecyduje się ujawnić swojej tożsamości.
- Zaawansowane szyfrowanie danych
Wszystkie dane przesyłane i przechowywane w aplikacji są szyfrowane przy użyciu nowoczesnych protokołów bezpieczeństwa. Szyfrowanie end-to-end zapewnia, że dane są chronione zarówno w trakcie transferu, jak i podczas ich przechowywania.
- Minimalizacja danych
Zgodnie z zasadami RODO whiblo przetwarza jedynie dane absolutnie niezbędne do rozpatrzenia zgłoszenia. System wymaga podania tylko tych informacji, które są konieczne do rozwiązania problemu, ograniczając ryzyko przetwarzania zbędnych danych osobowych.
- Bezpieczna infrastruktura
Aplikacja działa w oparciu o zabezpieczone serwery, które spełniają najwyższe standardy bezpieczeństwa. Infrastruktura jest regularnie testowana pod kątem odporności na potencjalne ataki hakerskie.
- Ograniczenie dostępu
Dostęp do danych związanych z zgłoszeniami sygnalistów mają tylko uprawnione osoby w organizacji, które są odpowiedzialne za ich analizę i rozwiązywanie. System umożliwia zarządzanie rolami i poziomami dostępu, co zapobiega nieautoryzowanemu wglądowi w zgłoszenia.
- Spełnianie wymogów prawnych
Whiblo zostało zaprojektowane w zgodzie z RODO i ustawą o ochronie sygnalistów. System zapewnia zgodność z wymogami dotyczącymi przechowywania, przetwarzania i anonimizacji danych.
- Audyt i raportowanie
Aplikacja umożliwia regularny audyt procesów przetwarzania danych. Dostępne są także funkcje raportowania, które pomagają monitorować działania związane z ochroną danych osobowych.
Whiblo wspiera organizacje w pracy inspektorów ochrony danych, umożliwiając im łatwiejsze monitorowanie procesów i zarządzanie ryzykiem związanym z przetwarzaniem danych osobowych.
Jeśli chcesz wdrożyć system ochrony sygnalistów w swojej organizacji, wykorzystaj zaawansowane możliwości platformy whiblo.
Poznaj ofertę lub zarezerwuj bezpłatną konsultację.
Źródło ilustracji tytułowej: unsplash.com
