Od 15 września firmy i organizacje muszą uruchomić bezpieczny kanał dla sygnalistów. Jest to podyktowane wymaganiami Ustawy o ochronie sygnalistów, z dnia 15 czerwca 2024 roku. Niestety, rozwiązania do zgłaszania nieprawidłowości dotychczas oferowane pracownikom są często prowizoryczne i wręcz zniechęcające do sygnalizowania jakichkolwiek problemów w organizacji. Jak to zmienić i jak budować zaufanie oraz współpracę w miejscu zatrudnienia?
Bezpieczny kanał dla sygnalistów – jak wybrać?
Organizacja podejmując decyzję powinna wziąć pod uwagę preferencje pracowników. W naszym badaniu, które przeprowadziła firma badawcza ARC Rynek i Opinia, ponad 70% uczestników odpowiedziało, że możliwość zgłoszeń anonimowych to ich główne oczekiwanie względem kanału komunikacji dla sygnalistów w firmie.
Badanie wykazało, że ponad 50% pracowników było skłonnych do złożenia zgłoszenia, jednak nie zrobili tego w obawie przed konsekwencjami takimi jak:
- pogorszenie wizerunku w oczach przełożonych (35%),
- ostracyzm ze strony współpracowników (32%)
- czy konsekwencje służbowe (69%).
Jedynie co trzeci pracownik dokonywał zgłoszeń o nieprawidłowościach. Zagwarantowanie anonimowości sygnalistom to więc element, który decyduje o efektywności działania systemu whistleblowingowego.
Wymogi bezpiecznego kanału dla sygnalistów na przykładzie aplikacji whiblo
Tworząc whiblo, naszym priorytetem było zapewnienie bezpieczeństwa zgłaszającym nieprawidłowości. Nasz system umożliwia przyjmowanie wszystkich zgłoszeń bez względu na to, czy sygnalista chce pozostać anonimowy czy chce ujawnić swoją tożsamość. ale to nie wszystko.
- System musi gwarantować ochronę tożsamości sygnalisty. Zgłoszenia powinny być szyfrowane, a dane osobowe zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem.
- Bezpieczny kanał dla sygnalistów wewnętrzny powinien być dostępny w formie elektronicznej, np. jako aplikacja internetowa.
- System whiblo umożliwia bezpieczną, dwukierunkową komunikację między sygnalistą a osobami rozpatrującymi zgłoszenie, przy zachowaniu anonimowości.
- Zgłoszenia są archiwizowane w sposób bezpieczny, z zachowaniem poufności. Dane osobowe związane ze zgłoszeniem można przetwarzać wyłącznie przez okres 3 lat po zakończeniu roku, w którym zakończono rozpatrywanie zgłoszenia.
- Tylko upoważnione osoby mają dostęp do systemu i zgłoszeń.
Aby zapewnić zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych na wypadek pozostawienia przez sygnalistę jakichkolwiek danych osobowych, w aplikacji whiblo zostało zaprojektowane miejsce na zamieszczenie klauzuli informacyjnej klienta oraz check-box potwierdzający zapoznanie się i akceptację postanowień tej klauzuli.
Zgłoszenia anonimowe nie tylko dla pracowników
Pamiętajmy, że dyrektywa UE oraz polskiej ustawa bardzo szeroko wskazują, kto może otrzymać status sygnalisty. Są to m.in. pracownicy organizacji, osoby spoza niej, akcjonariusze, wspólnicy, wolontariusze czy stażyści.
Obowiązek ochrony obejmuje wszystkie osoby pracujące pod nadzorem i kierownictwem wykonawców, ale też podwykonawców i dostawców. Warto zwrócić szczególną uwagę na przedstawienie pracownikom, współpracownikom, kontrahentom, jaki jest cel wdrożenia nowych rozwiązań, a także w jaki sposób z nich korzystać.
W whiblo zdecydowaliśmy, że najlepszym rozwiązaniem jest pozostawianie sygnaliście decyzji o tym, czy chce pozostać anonimowy czy chce się ujawnić.
Przytoczone powyżej wyniki badań wskazują, że tylko zapewnienie pracownikom komfortu anonimowego zgłaszania nieprawidłowości sprawi, że system będzie działał efektywnie. W efekcie organizacja otrzyma więcej informacji na temat wewnętrznych problemów i będzie mogła im zaradzić. W ten sposób zmniejszamy ryzyko, że sygnaliści będą zgłaszać sytuacje do organów państwowych czy mediów. A to potencjalnie wiąże się z przykrymi konsekwencjami – stratami wizerunkowymi, utratą klientów i partnerów, czy karami finansowymi.
Jak wdrożyć bezpieczny kanał dla sygnalistów?
Jeśli decydujesz się na wdrożenie whiblo, to otrzymasz wsparcie naszego zespołu specjalistów na każdym etapie wdrożenia.
Oferta whiblo jest przystosowana do wymagań organizacji różnej wielkości, począwszy od małych biur rachunkowych, po urzędy państwowe, jak UOKiK.
