Dotychczasowy projekt polskiej ustawy o ochronie sygnalistów zakłada, że to organizacja zdecyduje, czy będzie przyjmowała zgłoszenia anonimowe, w których sygnalista nie podaje swoich danych osobowych i kontaktowych, czy tylko zgłoszenia jawne. Niestety, rozwiązania do zgłaszania nieprawidłowości dotychczas oferowane pracownikom są często prowizoryczne i wręcz zniechęcające do sygnalizowania jakichkolwiek problemów w organizacji. Dlatego tak ważne jest budowanie zaufania oraz współpracy w miejscu zatrudnienia.
Organizacja podejmując decyzję powinna również wziąć pod uwagę preferencje pracowników. W naszym badaniu, które przeprowadziła firma badawcza ARC Rynek i Opinia, ponad 70% uczestników odpowiedziało, że możliwość zgłoszeń anonimowych to ich główne oczekiwanie względem kanału komunikacji dla sygnalistów w firmie. Dodatkowo, ponad 50% pracowników było skłonnych do złożenia zgłoszenia, jednak nie zrobili tego w obawie przed konsekwencjami takimi jak: pogorszenie wizerunku w oczach przełożonych (35%), ostracyzm ze strony współpracowników (32%) czy konsekwencje służbowe (69%). W obecnej sytuacji jedynie co trzeci pracownik dokonywał zgłoszeń o nieprawidłowościach. Zagwarantowanie anonimowości sygnalistom to więc element, który może decydować o efektywności działania systemu whistleblowingowego.
whiblo – przyjmuje zgłoszenia anonimowe oraz jawne
Tworząc whiblo wzięliśmy pod uwagę oba scenariusze. Nasz system umożliwia przyjmowanie wszystkich zgłoszeń bez względu na to, czy sygnalista chce pozostać anonimowy czy chce ujawnić swoją tożsamość. W chwili obecnej decyzja o rodzaju zgłoszenia należy do sygnalisty, który, jeśli tylko wyrazi chęć, może zostawić swoje dane, chyba że organizacja używającego naszego rozwiązania zdecyduje inaczej. Aby zapewnić zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych na wypadek pozostawienia przez sygnalistę jakichkolwiek danych osobowych, w aplikacji whiblo zostało zaprojektowane miejsce na zamieszczenie klauzuli informacyjnej klienta oraz check-box potwierdzający zapoznanie się i akceptację postanowień tej klauzuli.
Zgłoszenia anonimowe nie tylko dla pracowników
Należy pamiętać, że dyrektywa UE oraz projekt polskiej ustawy bardzo szeroko wskazują, kto może otrzymać status sygnalisty. Są to m.in. pracownicy organizacji, osoby spoza niej, akcjonariusze, wspólnicy, wolontariusze czy stażyści. Obowiązek ochrony obejmuje wszystkie osoby pracujące pod nadzorem i kierownictwem wykonawców, ale też podwykonawców i dostawców. Warto zwrócić szczególną uwagę na przedstawienie pracownikom, współpracownikom, kontrahentom, jaki jest cel wdrożenia nowych rozwiązań, a także w jaki sposób z nich korzystać.
Zgłoszenia anonimowe czy jawne?
Naszym zdaniem najlepszym rozwiązaniem jest pozostawianie sygnaliście decyzji o tym, czy chce pozostać anonimowy czy chce się ujawnić. Przytoczone powyżej wyniki badań wskazują, że tylko zapewnienie pracownikom komfortu anonimowego zgłaszania nieprawidłowości sprawi, że system będzie działał efektywnie. W efekcie organizacja otrzyma więcej informacji na temat wewnętrznych problemów i będzie mogła im zaradzić. Dodatkowo w ten sposób zmniejszy ryzyko, że sygnaliści będą zgłaszać sytuacje do organów państwowych czy mediów. To może wiązać się z różnymi przykrymi konsekwencjami – stratami wizerunkowymi, utratą klientów i partnerów, czy karami finansowymi.
