Dyrektywa o sygnalistach zobowiązuje pracowników do prowadzenia rejestru dokonywanych w organizacji zgłoszeń naruszeń prawa i innych nieprawidłowości. Wpisy w rejestrze mają następować po otrzymaniu każdego sygnału. Co powinien zawierać rejestr zgłoszeń sygnalistów, w jakiej formie powinien być prowadzony i jak nim zarządzać?
Transparentność organizacji i jej znaczenie dla postrzegania organizacji
Przejrzystość organizacji, w tym publiczna deklaracja jej zobowiązań do przestrzegania przepisów dotyczących zgłaszania nieprawidłowości, może zachęcać pracowników i innych zainteresowanych do dokonywania zgłoszeń. Organizacje, które promują otwartość i transparentność, tworzą środowisko pracy, w którym pracownicy czują się bardziej komfortowo i bezpiecznie. Whistleblowing pomaga również w identyfikacji słabszych obszarów w firmie, dzięki czemu przedsiębiorstwo staje się godnym zaufania, stabilnym partnerem biznesowym.
Rejestr zgłoszeń sygnalistów – obowiązki pracodawców
Prowadzenie rejestru zgłoszeń sygnalistów to jeden z kluczowych obowiązków pracodawców wynikający z unijnej dyrektywy, obok konieczności utworzenia bezpiecznych i poufnych kanałów, poprzez które mogą być dokonywane zgłoszenia, i wdrożenia odpowiednich procedur. Wpis do rejestru wewnętrznego następuje na podstawie wewnętrznego zgłoszenia. Przepisy nie podają jednak, w jakiej formie rejestr ten ma być prowadzony. Może zatem mieć zarówno postać dokumentacji papierowej, jak i elektronicznej. Ważne jest jednak należyte zabezpieczenie danych. Zachowane muszą być więc wszelkie wymogi odnoszące się do anonimowości, poufności i ochrony tożsamości sygnalisty.
Rejestr zgłoszeń wewnętrznych – wzór
Rejestr zgłoszeń sygnalistów ma być prowadzony przez podmiot objęty ustawą. Podmiot ten ma możliwość wskazania osoby lub jednostki odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń, przy czym może wyznaczyć do tego również podmiot zewnętrzny. Jakie informacje powinny zostać zawarte w rejestrze? Ewidencja zgłoszeń wewnętrznych powinna zawierać:
- datę i numer dokonanego zgłoszenia,
- dane sygnalisty oraz dane osoby, do której odnosi się zgłoszenie,
- przedmiot naruszenia,
- dane kontaktowe sygnalisty,
- informację na temat podjętych działań naprawczych,
- datę zakończenia sprawy.
Najlepsze praktyki w zarządzaniu rejestrem
Jednym z rozwiązań do kompleksowego zarządzania i obsługi zgłoszeń, w tym również prowadzenia rejestrów zgłoszeń sygnalistów, jest zewnętrzny system internetowy. Kanał zgłoszeniowy w postaci platformy czy aplikacji to wygodna i łatwo dostępna forma zgłaszania nieprawidłowości, która gwarantuje bezpieczeństwo i ochronę danych. Jednocześnie z poziomu osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń pozwala na prowadzenie komunikacji z sygnalistą, szybkie filtrowanie danych, tworzenie rejestrów i generowanie raportów zawierających wszystkie wymagane informacje. Proste w obsłudze i intuicyjne narzędzie eliminuje strach przed rozpoznaniem tożsamości u sygnalistów i, co ważne, może być dostosowane do specyfiki i wymogów konkretnej organizacji.
