Współczesne firmy stają przed wieloma wyzwaniami związanymi z przestrzeganiem prawa i zachowaniem etyki w biznesie. Jednym z kluczowych elementów skutecznego zarządzania ryzykiem jest wdrożenie systemu zgłaszania naruszeń. Taki system nie tylko wspiera przestrzeganie przepisów, ale również buduje zaufanie pracowników do organizacji. Systemy te pozwalają sygnalistom na anonimowe i bezpieczne zgłaszanie wszelkich nieprawidłowości, które mogą negatywnie wpływać na firmę. Dobrze zaprojektowany proces zgłaszania naruszeń to nie tylko wymóg prawny, ale także element skutecznej polityki compliance, zapewniającej zgodność firmy z przepisami.
Wdrożenie wewnętrznego kanału zgłaszania nieprawidłowości
Każda organizacja, która dąży do zgodności z prawem, powinna zbudować system zgłaszania naruszeń, który będzie przejrzysty i łatwo dostępny dla pracowników. Na początku należy jasno określić cele systemu. Powinien on umożliwiać zgłaszanie wszelkich nieprawidłowości, które mogą mieć wpływ na funkcjonowanie firmy, takich jak działania niezgodne z przepisami czy etyką zawodową.
Ważnym aspektem jest zapewnienie anonimowości. Pracownicy muszą mieć pewność, że ich dane pozostaną poufne. W tym celu firmy powinny wdrażać narzędzia, które umożliwią bezpieczne i anonimowe zgłaszanie nieprawidłowości. Warto także, aby system był dostępny nie tylko dla pracowników etatowych, ale również dla kontrahentów, dostawców czy współpracowników, którzy mają kontakt z firmą.
Ważnym elementem systemu jest ustalenie jasnych procedur przetwarzania zgłoszeń. To, kto przyjmuje zgłoszenia i jakie kroki są podejmowane po ich otrzymaniu, musi być transparentne. W tym kontekście, compliance odgrywa podstawową rolę, monitorując zgodność działań firmy z obowiązującymi przepisami.
Wybór odpowiednich narzędzi technologicznych
Technologia odgrywa fundamentalną rolę w skutecznym wdrożeniu systemu zgłaszania naruszeń. Współczesne rozwiązania umożliwiają firmom wdrażanie platform, które pozwalają na bezpieczne przesyłanie zgłoszeń. Przykładem są specjalistyczne systemy online, które pozwalają sygnalistom na anonimowe składanie raportów.
Bezpieczeństwo danych sygnalistów powinno być priorytetem. Dlatego ważne jest, aby wybrane narzędzia spełniały najwyższe standardy ochrony danych osobowych. Firmy powinny także zadbać o to, aby dostęp do systemu był możliwy z różnych urządzeń – zarówno komputerów, jak i telefonów komórkowych. Ułatwi to pracownikom zgłaszanie nieprawidłowości w dowolnym momencie i z każdego miejsca.
Kolejną ważną kwestią jest integracja technologii z już istniejącymi systemami zarządzania w firmie. Ważne, aby narzędzia wspierające zgłaszanie naruszeń były proste w obsłudze, ale jednocześnie skutecznie monitorować procesy wewnętrzne. Na rynku dostępne są rozwiązania (n.p. whiblo), które automatyzują część procesu, np. potwierdzenie otrzymania zgłoszenia czy przypomnienia o obowiązujących terminach reakcji. Tego typu funkcjonalności mogą znacznie usprawnić działanie systemu zgłaszania naruszeń i zmniejszyć obciążenie pracowników odpowiedzialnych za compliance.
Zgłaszanie nieprawidłowości – anonimowość i ochrona sygnalistów
Anonimowość jest fundamentem skutecznego systemu zgłaszania naruszeń. Pracownicy muszą mieć pewność, że zgłaszając nieprawidłowości, nie narażą się na konsekwencje zawodowe czy działania odwetowe. W Polsce, zgodnie z przepisami Ustawy o ochronie sygnalistów, ochrona ta jest zagwarantowana prawnie. Systemy zgłaszania muszą więc zapewniać pełną poufność.
Kluczowe jest, aby proces zgłaszania był tak zaprojektowany, by nie można było łatwo zidentyfikować osoby dokonującej zgłoszenia. W praktyce oznacza to nie tylko zaawansowane techniczne zabezpieczenia, ale także procedury, które ograniczają dostęp do danych jedynie do uprawnionych osób. Wiele systemów umożliwia zgłaszanie anonimowe, które dodatkowo zwiększa poczucie bezpieczeństwa sygnalistów.
Compliance odgrywa tu ważną rolę, nadzorując, aby ochrona danych osobowych sygnalistów była respektowana na każdym etapie procesu. Warto też wspomnieć, że sygnaliści mają prawo do informacji zwrotnej, ale bez ujawniania swojej tożsamości. To oznacza, że firmy muszą opracować systemy komunikacji, które pozwalają na anonimowy dialog z sygnalistą, co wzmacnia zaufanie do systemu i zachęca do jego korzystania.
Praktyczne aspekty procesu przetwarzania zgłoszeń
Proces przetwarzania zgłoszeń musi być transparentny, sprawny i zgodny z prawem. Ważnym elementem systemu jest ustalenie, kto odpowiada za przyjmowanie zgłoszeń oraz jakie kroki są podejmowane po ich otrzymaniu. Najczęściej odpowiedzialność ta spoczywa na specjalnie powołanej jednostce wewnętrznej, np. dziale compliance, który działa niezależnie i bezstronnie. To oni są odpowiedzialni za weryfikację zgłoszeń oraz podejmowanie dalszych działań.
Pierwszym krokiem po otrzymaniu zgłoszenia jest jego rejestracja i formalne potwierdzenie odbioru, które powinno nastąpić w terminie do 7 dni. Ważne, aby sygnalista otrzymał informację, że zgłoszenie zostało przyjęte, nawet jeśli jest anonimowe. Następnie rozpoczyna się weryfikacja zgłoszenia, która ma na celu ustalenie jego prawdziwości oraz zakresu działań, jakie należy podjąć.
Proces ten wymaga ścisłego przestrzegania terminów. Firma powinna zapewnić informację zwrotną w ciągu trzech miesięcy od otrzymania zgłoszenia. Odpowiedź musi być konkretna i wyjaśniać, jakie kroki zostały podjęte. W przypadkach bardziej skomplikowanych, możliwe jest przedłużenie tego terminu, ale tylko po wcześniejszym poinformowaniu sygnalisty. Cały proces powinien być dobrze udokumentowany, a wszelkie działania muszą być podejmowane z zachowaniem najwyższej staranności, aby zapewnić pełną ochronę sygnalistów i skuteczność systemu zgłaszania naruszeń.
Kultura organizacyjna – najlepsze praktyki wspierające zgłaszanie naruszeń
Nawet najlepsze procedury i narzędzia technologiczne nie przyniosą rezultatów, jeśli pracownicy nie będą czuli się bezpieczni i zachęceni do zgłaszania nieprawidłowości. Tworzenie otwartego środowiska, w którym każdy może zgłosić naruszenie bez obawy o reperkusje, to fundament skutecznego systemu ochrony sygnalistów.
Zarząd oraz kadra menedżerska mają tutaj szczególną rolę do odegrania. Powinni wyraźnie komunikować, że firma nie toleruje działań odwetowych wobec osób zgłaszających nieprawidłowości. Ważne jest, aby regularnie przypominać pracownikom o dostępnych kanałach zgłaszania oraz o procedurach ochrony sygnalistów, np. poprzez szkolenia czy kampanie informacyjne.
Jednym z najlepszych sposobów na budowanie kultury otwartości jest oferowanie pracownikom wsparcia na każdym etapie procesu zgłaszania. Oprócz anonimowości, warto rozważyć wprowadzenie programów wsparcia dla sygnalistów, np. w postaci doradztwa prawnego czy psychologicznego. Edukacja i szkolenia, które w przystępny sposób objaśniają procedury oraz wyjaśniają, jakie prawa mają sygnaliści, pomagają w budowaniu zaufania do systemu zgłaszania naruszeń.
Kultura wspierająca zgłaszanie naruszeń nie tylko zmniejsza ryzyko działań odwetowych, ale także przyczynia się do poprawy przejrzystości i efektywności operacyjnej firmy. Pracownicy, którzy czują, że mogą bezpiecznie zgłaszać nieprawidłowości, są bardziej skłonni działać zgodnie z wartościami organizacji.
Korzyści z wdrożenia efektywnego systemu zgłaszania naruszeń
Wdrożenie skutecznego systemu zgłaszania naruszeń przynosi firmie szereg korzyści. Przede wszystkim pozwala na szybkie wykrywanie nieprawidłowości, co minimalizuje ryzyko prawne i finansowe związane z potencjalnymi naruszeniami. Zgłoszenia mogą dotyczyć wielu obszarów, takich jak mobbing, dyskryminacja, korupcja czy inne działania niezgodne z prawem, a szybka reakcja na takie problemy chroni firmę przed długofalowymi konsekwencjami.
Skuteczny system zgłaszania naruszeń prawa buduje pozytywny wizerunek organizacji, zarówno w oczach pracowników, jak i partnerów biznesowych oraz klientów. Firmy, które dbają o przejrzystość i otwartość, postrzegane są jako odpowiedzialne społecznie i bardziej godne zaufania.
System zgłaszania nieprawidłowości wspiera rozwój kultury organizacyjnej opartej na etyce i odpowiedzialności. Pracownicy, którzy czują, że ich głos ma znaczenie, są bardziej zaangażowani w działanie firmy i chętni do przestrzegania wewnętrznych standardów.
Chcesz wdrożyć system ochrony sygnalistów w swojej organizacji? Wykorzystaj zaawansowane możliwości platformy whiblo.
Poznaj ofertę lub zarezerwuj bezpłatną konsultację.
Źródło ilustracji tytułowej: unsplash.com
