Compliance w firmie staje się coraz bardziej złożone. Można by sądzić, że to zbędna biurokracja i dodatkowe obciążenie administracyjne. Czy tak jest w istocie? Czy jednak compliance to szansa na zbudowanie solidnej i trwałej przewagi konkurencyjnej? Gdy projektowaliśmy aplikację whiblo naszym celem było, aby każda firma – niezależnie od wielkości – mogła działać zgodnie z prawem, minimalizując ryzyko i zachowując pełną transparentność. Istotą compliance nie jest uciążliwe raportowanie i ochrona firmy przed karami, ale budowanie zaufania i bezpieczeństwa wewnątrz organizacji. Poznaj najważniejsze obszary compliance w firmie.
Czym jest compliance w prawie spółek?
Compliance w prawie spółek oznacza konieczność działania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz wewnętrznymi regulacjami spółki. Dotyczy to przede wszystkim zarządu i rady nadzorczej, które muszą podejmować decyzje zgodne z prawem i zasadami etyki biznesowej. Członkowie tych organów są zobowiązani do odpowiedzialnego zarządzania, co oznacza unikanie działań mogących narazić spółkę na kary prawne czy finansowe.
Compliance w tym obszarze ma na celu ochronę firmy przed ryzykiem prawnym, a także zapewnienie transparentności i uczciwości działania. Zasady te obejmują również przestrzeganie przepisów dotyczących zgromadzeń akcjonariuszy, raportowania finansowego oraz odpowiedzialności zarządu jak również zapobieganie konfliktowi interesów.
Odpowiedzialność związana z księgowością
Przedsiębiorstwa są zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych w sposób zgodny z przepisami prawa. Dotyczy to zarówno sporządzania sprawozdań finansowych, jak i raportowania podatkowego. Błędy w tym zakresie mogą skutkować poważnymi konsekwencjami, takimi jak kary finansowe, a nawet odpowiedzialność karna dla osób odpowiedzialnych za finanse firmy.
Zapewnienie compliance w rachunkowości obejmuje także przepisy dotyczące dokumentowania transakcji i przepływów finansowych. Oznacza to regularne audyty oraz weryfikację dokumentów finansowych. Nieprawidłowości w księgowości mogą prowadzić do naruszeń przepisów podatkowych, co dodatkowo zwiększa ryzyko dla przedsiębiorstwa.
Czym zajmuje się compliance w prawie pracy?
Chociaż ustawa o ochronie sygnalistów nie obejmuje naruszeń związanych z prawem pracy, jest ono jak najbardziej w obszarze compliance w firmie. Pracodawcy są zobowiązani do zapewnienia bezpiecznych i etycznych warunków pracy. Muszą dbać o przestrzeganie przepisów dotyczących wynagrodzeń, czasu pracy oraz ochrony przed dyskryminacją.
Zgodność z przepisami prawa pracy obejmuje również obowiązki związane z ochroną prywatności pracowników oraz ich danych osobowych. Compliance w prawie pracy nakłada też na pracodawców obowiązek zapobiegania dyskryminacji i ochrony przed mobbingiem.
Zadania compliance w zakresie polityk antykorupcyjnych.
Firmy muszą posiadać jasno określone zasady dotyczące przyjmowania darowizn, upominków czy sponsoringu, aby unikać sytuacji, które mogłyby prowadzić do nadużyć.
Przeciwdziałanie korupcji to także wdrażanie systemów zgłaszania nieprawidłowości, znanych jako whistleblowing. Pracownicy powinni mieć możliwość anonimowego zgłaszania przypadków korupcji bez obawy przed działaniami odwetowymi. Dobrze funkcjonujący system przeciwdziałania korupcji jest niezbędny dla utrzymania transparentności i uczciwości w działaniach firmy.
Ochrona danych osobowych
Zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, takimi jak RODO (GDPR), jest jednym z podstawowych obszarów compliance. Firmy są zobowiązane do odpowiedniego zarządzania danymi osobowymi swoich pracowników, klientów oraz kontrahentów.
W przypadku naruszenia przepisów dotyczących ochrony danych, przedsiębiorstwo może zostać ukarane wysokimi karami finansowymi. Compliance w tym obszarze obejmuje również obowiązek raportowania naruszeń ochrony danych do odpowiednich organów nadzorczych.
Walka z praniem pieniędzy (AML) i raportowanie podatkowe (MDR)
W ramach compliance, firmy muszą przestrzegać przepisów dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML) oraz raportowania schematów podatkowych (MDR). Przeciwdziałanie praniu pieniędzy obejmuje wdrożenie procedur mających na celu identyfikację podejrzanych transakcji oraz ścisłą współpracę z organami nadzorczymi. Przedsiębiorstwa muszą monitorować swoje transakcje i podejmować działania w przypadku wykrycia podejrzanych operacji finansowych.
Z kolei MDR (Mandatory Disclosure Rules) nakłada na firmy obowiązek raportowania określonych schematów podatkowych, które mogą być uznane za potencjalnie agresywne optymalizacje podatkowe. Nieprzestrzeganie przepisów AML i MDR może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i wizerunkowych.
Compliance w ochronie środowiska
Compliance w zakresie ochrony środowiska staje się coraz ważniejsze, szczególnie w kontekście zrównoważonego rozwoju. Przepisy w tym obszarze nakładają na przedsiębiorstwa obowiązek minimalizowania negatywnego wpływu na środowisko oraz raportowania działań proekologicznych.
Wdrożenie procedur compliance w ochronie środowiska obejmuje regularne monitorowanie działań firmy pod kątem zgodności z regulacjami oraz opracowanie strategii minimalizowania emisji i zużycia surowców. Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się także na wprowadzanie standardów ESG (Environmental, Social, Governance), które pomagają w utrzymaniu zgodności z regulacjami środowiskowymi.
Zwalczanie nieuczciwej konkurencji i ochrona konsumentów
Nieuczciwa konkurencja obejmuje działania takie jak wprowadzanie klientów w błąd, nielegalne praktyki reklamowe czy manipulacje cenami. Firmy zobowiązane są do unikania takich praktyk, które mogą prowadzić do naruszenia prawa konkurencji.
Ochrona konsumentów to kolejny ważny element compliance. Przedsiębiorstwa muszą zapewniać klientom pełną przejrzystość oferty, rzetelną informację o produktach i usługach, a także respektować prawa konsumenta do reklamacji i zwrotów.
Regulacje pozaprawne i normy etyczne
Compliance to także dbanie o zgodność z regulacjami pozaprawnymi, które podmiot może samodzielnie ustanowić. W ramach wewnętrznych regulaminów i kodeksów postępowania przedsiębiorstwa wprowadzają zasady etyczne, które obowiązują pracowników i kontrahentów. Takie regulacje często dotyczą standardów jakości, etyki zawodowej oraz społeczna odpowiedzialność biznesu (CSR). To część compliance, która skupia się na realizacji misji firmy w zgodzie z wartościami etycznymi i prospołecznymi.
Obszary compliance w firmie – podsumowanie
System compliance w firmie to szansa na stworzenie bezpiecznego środowiska pracy, w którym każdy wie, że przestrzegane są zasady – zarówno przepisy prawa jak i regulacje wewnętrzne. Osobą odpowiedzialną za dział compliance i zapewnienie zgodności jest Compliance Officer. Realne compliance to nie uciążliwe raportowanie – to budowanie reputacji, zaufania i silnych relacji wewnątrz i na zewnątrz organizacji.
Chcesz wdrożyć system ochrony sygnalistów w swojej organizacji? Wykorzystaj zaawansowane możliwości platformy whiblo.
Poznaj ofertę lub zarezerwuj bezpłatną konsultację.
Źródło ilustracji tytułowej: unsplash.com
