Ustawa o ochronie sygnalistów precyzuje, kto jest uprawniony do przyjmowania zgłoszeń. Główną odpowiedzialność za ten proces ponosi podmiot prawny, czyli organizacja, która musi zapewnić odpowiednie procedury. Zgłoszenia mogą być przyjmowane przez osoby lub jednostki organizacyjne działające w ramach tej organizacji. Ich zadaniem jest zagwarantowanie sygnalistom bezpieczeństwa oraz poufności.
Podmiot upoważniony do przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów – kto może nim być?
W strukturze organizacji najczęściej wyznacza się dedykowane osoby, które zajmują się obsługą zgłoszeń. Mogą to być pracownicy zatrudnieni w działach compliance, prawniczych czy HR. Ważne jest, aby osoby te miały odpowiednie kompetencje i były świadome swoich obowiązków wynikających z przepisów ustawy.
Ustawa dopuszcza również możliwość zlecenia przyjmowania zgłoszeń zewnętrznym podmiotom. Może to być firma świadcząca usługi w zakresie ochrony danych czy niezależna platforma do obsługi zgłoszeń sygnalistów. W takim przypadku należy zadbać, aby wybrany podmiot spełniał wszystkie wymogi prawne i gwarantował poufność informacji.
Najważniejsze, aby sygnalista miał pewność, że jego zgłoszenie zostanie rozpatrzone w sposób profesjonalny. Podmiot odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń musi działać bezstronnie i zgodnie z ustalonymi procedurami.
Jakie obowiązki ciążą na osobach przyjmujących zgłoszenia?
Osoby odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń sygnalistów mają obowiązek zapewnienia pełnej poufności danych. Dotyczy to zarówno tożsamości sygnalisty, jak i szczegółów zgłoszenia. Każde naruszenie tej zasady może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych oraz utraty zaufania do systemu zgłoszeń.
Obowiązkiem takich osób jest również sprawna weryfikacja zgłoszeń. Proces ten musi być przeprowadzany w sposób obiektywny i zgodny z wewnętrznymi procedurami organizacji. Weryfikacja obejmuje ocenę wiarygodności informacji oraz przygotowanie raportu, który pomoże podjąć odpowiednie działania następcze.
Każde zgłoszenie musi być odpowiednio udokumentowane. Obejmuje to zapis treści zgłoszenia, podjętych działań oraz decyzji, które wynikają z procesu weryfikacji. Dokumentacja ta jest niezbędna do monitorowania skuteczności procedury zgłoszeń oraz spełnienia wymogów prawnych.
Osoby przyjmujące zgłoszenia mają również obowiązek komunikacji z sygnalistą. Muszą one potwierdzić przyjęcie zgłoszenia w określonym terminie oraz informować o postępach w rozpatrywaniu sprawy. Taka komunikacja buduje zaufanie i pokazuje, że zgłoszenia są traktowane poważnie.
Zadaniem osób przyjmujących zgłoszenia jest także ochrona danych osobowych. Wszystkie informacje muszą być przetwarzane zgodnie z przepisami RODO.
Powierzenie przyjmowania zgłoszeń podmiotowi zewnętrznemu jest możliwe
Ustawa o ochronie sygnalistów pozwala organizacjom na zlecenie obsługi zgłoszeń zewnętrznemu podmiotowi. Jest to rozwiązanie, które może być szczególnie korzystne dla małych firm lub organizacji, które nie mają wystarczających zasobów do zarządzania zgłoszeniami we własnym zakresie. Podmioty zewnętrzne często oferują zaawansowane technologie i wyszkolony personel.
Wybór zewnętrznej firmy wymaga jednak dokładnej analizy. Ważne jest, aby taki podmiot gwarantował pełną poufność oraz zgodność z przepisami prawa. Organizacja musi także zapewnić, że procesy obsługi zgłoszeń są odpowiednio nadzorowane i dokumentowane, aby spełniały wymogi ustawy.
Zewnętrzne systemy często oferują specjalistyczne narzędzia technologiczne, takie jak platformy do zgłaszania nieprawidłowości online. Takie rozwiązania minimalizują ryzyko naruszenia poufności i przyspieszają proces obsługi zgłoszeń.
Decyzja o outsourcingu obsługi zgłoszeń powinna być starannie przemyślana. Organizacja musi wziąć pod uwagę zarówno korzyści, jak i potencjalne ryzyka, takie jak utrata bezpośredniego nadzoru nad procesem czy konieczność dodatkowej kontroli zewnętrznego partnera.
Konsekwencje prawne naruszenia zasad przyjmowania zgłoszeń i jak ich uniknąć.
Naruszenie zasad przyjmowania zgłoszeń sygnalistów może mieć poważne konsekwencje prawne, finansowe i wizerunkowe dla organizacji. W przypadku nieprzestrzegania ustawy o ochronie sygnalistów, przedsiębiorstwa narażają się na wysokie kary administracyjne. W szczególności dotyczy to sytuacji, gdy nie zostaną wdrożone odpowiednie procedury, a dane sygnalistów zostaną ujawnione lub niewłaściwie zabezpieczone.
Jednym z głównych ryzyk jest brak odpowiedniego zabezpieczenia poufności zgłoszeń. Jeśli tożsamość sygnalisty zostanie ujawniona, może to prowadzić do działań odwetowych, które są surowo zabronione przez przepisy. Takie naruszenie podważa zaufanie do organizacji i może skutkować dodatkowymi roszczeniami ze strony poszkodowanych.
Kolejnym problemem jest niewłaściwe dokumentowanie lub brak odpowiednich działań następczych po otrzymaniu zgłoszenia. Organizacje, które nie prowadzą rejestru zgłoszeń lub nie odpowiadają na nie w wyznaczonym terminie, ryzykują sankcje ze strony organów nadzoru. Przepisy wymagają także odpowiedniej komunikacji z sygnalistami, co oznacza, że brak reakcji może być traktowany jako naruszenie prawa.
Aplikacja whiblo pozwala uniknąć tych konsekwencji dzięki kompleksowemu wsparciu procesów zarządzania zgłoszeniami sygnalistów. Platforma zapewnia pełną zgodność z ustawą o ochronie sygnalistów i RODO. Dzięki zaawansowanemu szyfrowaniu i ograniczonemu dostępowi do danych, aplikacja gwarantuje poufność i anonimowość zgłaszających.
Whiblo automatycznie dokumentuje każde zgłoszenie, rejestrując daty, działania następcze i komunikację z sygnalistą. To eliminuje ryzyko związane z brakiem dokumentacji i zapewnia pełną przejrzystość procesów. System przypomina także o kluczowych terminach, co pozwala uniknąć opóźnień w odpowiedziach na zgłoszenia.
Whiblo wspiera organizacje w komunikacji z sygnalistami. Platforma umożliwia prowadzenie dwustronnej, anonimowej komunikacji. To umożliwia uzupełnianie informacji bez ujawniania tożsamości zgłaszającego. Organizacje mogą skutecznie rozwiązywać zgłaszane problemy, minimalizując ryzyko działań odwetowych i kar administracyjnych.
Korzystając z whiblo, organizacje spełniają wymogi prawne i budują zaufanie wśród pracowników i partnerów biznesowych.
