W naszym poprzednim artykule, do którego link znajdziecie poniżej, opisaliśmy dwie nowości w whiblo, które rozszerzają możliwości aplikacji, zarówno z punktu widzenia koordynatorów systemu po stronie organizacji, jaki i sygnalistów. Dziś prezentujemy kolejne 3 nowe funkcjonalności!
• Dodatkowe pola na formularzu zgłoszenia
Organizacje zyskały możliwość rozbudowy formularza zgłoszeniowego sygnalisty o dodatkowe pola, np. lista do wyboru, multiselect, pole tekstowe, itp. Ta dodatkowa funkcjonalność może znaleźć swoje zastosowanie szczególnie w przypadku grup kapitałowych, w skład których wchodzi wiele spółek, lub przy organizacjach działających w wielu lokalizacjach, np. z rozbudowaną siecią placówek handlowych, oddziałów czy biur. Dzięki temu sygnalista może precyzyjnie określić, w której konkretnie organizacji i lokalizacji miało miejsce zdarzenie będące przedmiotem jego zgłoszenia.
• Wprowadzenie zgłoszeń przez koordynatora
Gorąco zachęcamy organizacje do wykorzystania whiblo, jako głównego kanału komunikacji dla sygnalistów, jednak jego stosowanie nie wyklucza także innych rozwiązań pomocniczych. W przypadku niektórych branż, czy przedsiębiorstw zatrudniających osoby o niższym poziomie znajomości narzędzi cyfrowych to właśnie bardziej klasyczne kanały mogą stanowić źródło zgłoszeń, czyli skrzynki na listy, specjalne linie telefoniczne czy konta e-mail, a nawet rozmowy bezpośrednie. W takich przypadkach zastosowanie znajdzie nasza nowa funkcjonalność, czyli możliwość wprowadzenia do whiblo przez koordynatora zgłoszeń, które wpłynęły innymi kanałami. Po jego wpisaniu do systemu i ewentualnym załączeniu dodatkowych dokumentów zgłoszenie to jest automatycznie przypisane do tego koordynatora. Funkcjonalność ta pozwala na prowadzenie rejestru w jednym, dobrze zabezpieczonym miejscu i sprawne zarządzanie wszystkim sprawami, niezależnie od źródła pochodzenia informacji. Oczywiście zgłoszenia pochodzące z innych kanałów mają zasadniczą wadę – nie dają one gwarancji pełnej ochrony tożsamości czy zachowania anonimowości pracownika oraz często uniemożliwiają przekazanie informacji zwrotnej, ale odpowiednio skonstruowane procedury mogą przynajmniej częściowo zabezpieczyć interes sygnalisty i bezpieczeństwo firmy.
• Dwie formy potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia
Dotychczas aplikacja whiblo automatycznie przesyłała komunikat systemowy (skonfigurowany uprzednio przez organizację) potwierdzający przyjęcie zgłoszenia, ale od teraz koordynatorzy mogą tę czynność wykonać również „ręcznie”. To rozwiązanie sprawdzi się zwłaszcza w firmach, w których obsługą whiblo zajmuje się więcej niż 1 koordynator. Wówczas potwierdzenie może zostać wysłane samodzielnie przez pracownika, po przypisaniu do niego zgłoszenia, jednak ma on na to 7 dni (co wynika z przepisów dyrektywy). W przypadku braku działań w określonym czasie, komunikat zostanie przekazany automatycznie przez whiblo, co zabezpiecza klienta korzystającego z systemu przed niespełnieniem obowiązku prawnego.
Cały czas pracujemy nad kolejnymi aktualizacjami w whiblo. Śledzimy na bieżąco proces powstawania polskiej ustawy o ochronie sygnalistów, aby w chwili jej uchwalenia nasza aplikacja była gotowa i spełniała wymagania prawne oraz potrzeby naszych klientów. Nie zapominamy o tworzeniu również usprawnień czysto funkcjonalnych – zespół braf.tech stanowią nie tylko specjaliści w dziedzinie inżynierii oprogramowania, ale również eksperci z obszaru compliance i tworzenia systemów whistleblowingowych, którzy na bieżąco przekazują nam swoje uwagi i pomysły.
Jeśli tylko z Państwa strony pojawią się jakieś pytania o działanie whiblo lub potrzeby odnośnie nowych funkcjonalności – rozważymy wszelkie propozycje. Wszystkie sugestie prosimy przesyłać nam na adres: hello@braf.tech
Zapraszamy do poprzedniego wpisu: Nowe funkcjonalności w whiblo – cz.1
