Postępowanie wyjaśniające to ważny element procedury obsługi zgłoszeń sygnalistów. Jego celem jest weryfikacja zgłoszeń i podjęcie działań następczych zgodnie z przepisami prawa oraz zasadami ochrony sygnalistów. Wyjaśniamy, jak skutecznie przeprowadzić postępowanie wyjaśniające, jakie są jego etapy oraz na co zwrócić szczególną uwagę, aby nie naruszyć zasady poufności czy przepisów prawa.
Co to jest postępowanie wyjaśniające?
Postępowanie wyjaśniające to proces mający na celu weryfikację zgłoszeń składanych przez sygnalistów. Na tym etapie procedury rozpatrywania zgłoszenia następuje sprawdzenie wiarygodności przekazanych informacji oraz podjęcie odpowiednich działań. W ramach tego procesu organizacja analizuje, czy zgłoszenie rzeczywiście dotyczy naruszenia prawa lub zasad etycznych.
Postępowanie wyjaśniające umożliwia organizacjom szybkie reagowanie na zgłoszenia i zapobieganie eskalacji problemów. Ważnym elementem postepowania wyjaśniającego jest dokumentowanie działań, co może być istotne w przypadku kontroli lub dochodzenia prawnego.
Organizacje są zobowiązane do prowadzenia postępowań w sposób zgodny z przepisami, dbając o poufność oraz ochronę danych osobowych sygnalistów.
Jakie etapy obejmuje procedura postępowania wyjaśniającego?
Postępowanie wyjaśniające rozpoczyna się od przyjęcia zgłoszenia. Na tym etapie organizacja rejestruje zgłoszenie i potwierdza jego przyjęcie sygnaliście. Potwierdzenie zgłoszenia powinno nastąpić odpowiedniej formie i w ustawowym terminie, zgodnie z regulaminem obowiązującym w organizacji.
Kolejnym krokiem jest weryfikacja zgłoszenia. Polega ona na analizie zawartych w nim informacji oraz ocenie, czy wskazane zdarzenie rzeczywiście stanowiło naruszenie prawa lub wewnętrznych przepisów. Na tym etapie organizacja może zwrócić się do sygnalisty o dodatkowe informacje, jeśli są one niezbędne do rzetelnej weryfikacji.
Po zakończeniu weryfikacji organizacja podejmuje decyzję o działaniach następczych. Mogą one obejmować wdrożenie środków naprawczych, zgłoszenie sprawy odpowiednim organom lub przeprowadzenie wewnętrznego dochodzenia. Ważne, aby działania te były odpowiednio udokumentowane i zgodne z obowiązującymi przepisami.
Ostatnim etapem jest przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej. Organizacja powinna poinformować o podjętych działaniach w związku ze zgłoszeniem oraz o ewentualnych wynikach postępowania.
Kto jest odpowiedzialny za przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego?
Odpowiedzialność za przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego spoczywa na podmiocie prawnym, który wdraża procedurę obsługi zgłoszeń. Oznacza to, że organizacja musi wyznaczyć osoby lub jednostki odpowiedzialne za zarządzanie zgłoszeniami i ich weryfikację.
W dużych firmach zadanie to często powierza się dedykowanym jednostkom organizacyjnym, takim jak działy compliance lub audytu wewnętrznego. Pracownicy tych działów mają odpowiednie kompetencje oraz dostęp do narzędzi umożliwiających weryfikację zgłoszeń.
Organizacje, zarówno duże jak i mniejsze, mogą zdecydować się na współpracę z podmiotami zewnętrznymi, które specjalizują się w obsłudze zgłoszeń sygnalistów. Zewnętrzni partnerzy zwykle mogą zapewnić większe doświadczenie oraz technologiczne wsparcie, co bywa szczególnie pomocne w przypadku bardziej skomplikowanych zgłoszeń. Jednak w takich sytuacjach konieczne jest zagwarantowanie poufności i zgodności z przepisami prawa, dlatego warto poświęcić czas na rzetelne przeanalizowanie ofert i możliwości aplikacji.
Jakie są wymogi prawne związane z postępowaniem wyjaśniającym w kontekście ochrony sygnalistów?
Postępowanie wyjaśniające musi być prowadzone zgodnie z przepisami prawa, które określają szczegółowe zasady obsługi zgłoszeń sygnalistów. Jednym z najważniejszych wymogów jest zapewnienie poufności. Organizacja ma obowiązek chronić tożsamość sygnalisty oraz wszelkie informacje zawarte w zgłoszeniu przed nieuprawnionym dostępem.
Kolejnym ważnym wymogiem jest zgodność z RODO, czyli ochrona danych osobowych. Dane sygnalistów i innych osób wymienionych w zgłoszeniu muszą być przetwarzane wyłącznie w celach związanych z weryfikacją zgłoszenia. Wymaga to stosowania odpowiednich zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych, takich jak szyfrowanie danych czy ograniczenie dostępu. Tu z pomocą przychodzą specjalizowane systemy do obsługi zgłoszeń sygnalistów, jak aplikacja whiblo, o czym piszemy poniżej.
W postępowaniu wyjaśniającym trzeba przestrzegać terminów określonych w ustawie o ochronie sygnalistów. Zgodnie z przepisami organizacja musi potwierdzić przyjęcie zgłoszenia w terminie siedmiu dni od jego otrzymania. Kolejnym obowiązkiem jest poinformowanie sygnalisty o podjętych działaniach następczych w ciągu trzech miesięcy od potwierdzenia zgłoszenia.
Postępowanie wyjaśniające powinno być dokładnie dokumentowane. Organizacja musi prowadzić rejestr zgłoszeń, w którym odnotowuje się informacje, takie jak data przyjęcia zgłoszenia, wyniki weryfikacji oraz podjęte działania. Dokumentacja ta może być istotna w przypadku kontroli ze strony organów nadzorczych lub w razie sporu prawnego związanego z danym zgłoszeniem.
Przepisy jasno wskazują, że działania w ramach postępowania wyjaśniającego nie mogą naruszać praw sygnalisty. Zabronione są wszelkie formy działań odwetowych wobec osób zgłaszających nieprawidłowości. Organizacja jest zobowiązana do zapewnienia sygnalistom ochrony prawnej oraz wsparcia w przypadku wystąpienia takich sytuacji.
Jak aplikacja whiblo pomaga unikać błędów podczas postępowania wyjaśniającego zgłoszeń sygnalistów?
Aplikacja Whiblo skutecznie pomaga unikać błędów podczas prowadzenia postępowania wyjaśniającego dzięki zaawansowanym funkcjom i zgodności z przepisami. Oto najważniejsze cechy whiblo, które wspierają organizacje w tym zakresie:
- Zapewnienie pełnej poufności danych sygnalistów
Whiblo chroni tożsamość sygnalistów, stosując szyfrowanie danych i ścisłe kontrolowanie dostępu do zgłoszeń. Tylko upoważnione osoby mogą zapoznać się z treścią zgłoszenia, co minimalizuje ryzyko naruszenia poufności.
- Automatyzacja dokumentacji
Platforma automatycznie rejestruje wszystkie zgłoszenia, w tym daty ich otrzymania, podjęte działania oraz wyniki postępowań. Organizacja unika błędów związanych z niepełną dokumentacją, co jest jednym z najczęstszych powodów sankcji ze strony organów nadzoru.
- Anonimowa komunikacja
Whiblo umożliwia prowadzenie dwustronnej, anonimowej komunikacji z sygnalistami. Ułatwia to uzyskanie dodatkowych informacji bez ujawniania tożsamości zgłaszającego.
- Zgodność z przepisami prawa
Whiblo wspiera organizacje w spełnianiu wymogów ustawy o ochronie sygnalistów i RODO.
- Zapobieganie konfliktom interesów
Whiblo umożliwia przypisywanie zgłoszeń odpowiednim osobom w organizacji, co eliminuje ryzyko konfliktów interesów.
- Monitorowanie i audyt procesów
Platforma dostarcza narzędzia do monitorowania przebiegu postępowania i audytowania jego wyników. Konsultanci whiblo są do dyspozycji i pomagają w rozwiązywaniu problemów.
- Wsparcie w zakresie szkoleń i procedur
Whiblo oferuje gotowe szablony procedur oraz materiały szkoleniowe dla zespołów odpowiedzialnych za obsługę zgłoszeń.
